УСМЕНА КОМУНИКАЦИЈА

Усмена комуникација описује било коју врсту интеракције која користи изговорене речи и она је витални, саставни део пословног света, посебно у ери названој информатичко доба. „Способност ефикасне комуникације кроз говор, као и писање, изузетно се цени и тражи у послу“, написали су Херта А. Мурпхи, Херберт В. Хилдебрандт и Јане Тхомас у својој књизи Ефективне пословне комуникације . „Познавање садржаја функционалних области пословања је важно, али да би се идејама оживео - на састанцима или у самосталним презентацијама - потребна је ефикасна усмена презентација“. Врсте усмене комуникације које се обично користе у организацији укључују састанке особља, личне дискусије, презентације, телефонски дискурс и неформални разговор. Усмена комуникација са онима изван организације може имати облик директних састанака, телефонских позива, говора, телеконференција или видеоконференција.

Вештине вођења разговора су кључне за власнике и менаџере малих предузећа који често сносе велики део терета у областима као што су презентације клијената / купаца, интервјуи запослених и вођење састанака. Да би усмена комуникација била ефикасна, требало би да буде јасна, релевантна, тактична у фразеологији и тону, сажета и информативна. Презентације или разговори који носе ове карактеристике могу бити непроцењиво средство у осигурању пословног здравља и раста. Нејасна, нетачна или непромишљена пословна комуникација, с друге стране, може изгубити драгоцено време, отуђити запослене или купце и уништити добру вољу према менаџменту или целокупном пословању.

УСМЕНЕ ПРЕЗЕНТАЦИЈЕ

Јавна презентација је генерално препозната као најважнија од различитих жанрова усмене пословне комуникације. Као што је случај са свим врстама комуникације, први корак у припреми јавног говора или примедби је утврђивање суштинске сврхе / циља комуникације. Као што примећују Хилдебрандт, Мурпхи и Тхомас, пословне презентације имају једну од три опште сврхе: убеђивање, информисање или подучавање или забава. Из сврхе ће изаћи главне идеје које ће бити укључене у презентацију. Ове идеје треба темељито истражити и прилагодити потребама публике.

Потом би идеје требало организовати тако да укључују увод, главно тело или текст и резиме или закључак. Или, како каже стара пословица о одржавању говора, „Реците им шта ћете им рећи, реците им и реците им оно што сте им рекли“. Увод би требало да привуче интерес слушаоца и успостави тему остатка презентације. Главни део тела треба да се концентрише на тачке нагласка. Закључак треба поновити кључне тачке и резимирати свеобухватну поруку која се преноси.

Џон Скот Фокс вести ожењен

Визуелна помагала могу бити корисна компонента неких презентација. Било да се пројектују са рачунара, приказују на табли, таблама за суво брисање или флип табелама, визуелна помагала треба да буду смислена, креативна и занимљива како би помогла говорнику да пренесе поруку. Кључ успешне употребе визуелних помагала је да треба да подржавају тему презентације, помажу у њеном преношењу, али то не умањујући тиме што су неуредни, компликовани или чак превише забавни.

Када се презентација организује и одаберу визуелна помагала, говорник треба увежбати презентацију наглас и ревидирати је по потреби како би се прилагодила временским ограничењима и обезбедити темељно покривање главних тачака. Може вам помоћи да вежбате испред огледала или пред пријатељем како бисте стекли самопоуздање. Добра усмена презентација ће садржати прелазне фразе које помажу слушаоцима да се крећу кроз материјал и неће бити предугачка или техничка. Такође је важно за говорника да предвиди питања која публика може имати и да укључи те информације у презентацију или да буде спреман да им одговори на састанку са питањима на крају презентације. Професионална и љубазна презентација је још један кључ ефикасне комуникације, било да је то конференција, банкет, празнични ручак или повлачење руководства. „Препознајте да када говорите на пословном догађају, представљате своју компанију и канцеларију у тој компанији“, рекао је Стеве Каие у ИИЕ Солутионс . „Користите догађај као прилику за промоцију добре воље. Избегавајте жалбе, критике или контроверзе. Они ће отуђити публику и брзо уништити вашу веродостојност. Уместо тога, разговарајте о томе шта публика жели да чује. Похвалите домаћина, почастите прилику и похвалите присутне. Зрачите успехом и оптимизмом. '

Усмене презентације могу се одржати истовремено (из обриса или белешки); читањем из рукописа; или из сећања. Екстемпоративни приступ се често рекламира као метода која омогућава говорнику да успостави контакт очима и развије однос са публиком, истовремено преносећи релевантне информације. Читање из рукописа чешће се користи за дуже и / или детаљне комуникације које покривају пуно терена. У међувремену, памћење се обично користи само за кратке и / или неформалне дискусије.

Извођење ефикасних усмених презентација захтева од говорника да размотри свој вокални тон, брзину и јачину звука. Важно је укључити промене у вокалној висини како би се нагласио и избегла монотонија. Такође је корисно променити брзину говора и укључити паузе како би се слушаоцу омогућило размишљање о одређеним елементима целокупне поруке. Проналажење одговарајуће количине је пресудно и за успех презентације. На крају, говорници треба да буду опрезни да између речи или реченица у презентацији не додају стране речи или звукове - попут „хм“, „знате“ или „у реду“.

Невербални елементи попут држања тела, геста и израза лица такође су важни фактори у развоју добрих вештина усмене комуникације. „Ваш спољашњи изглед одражава ваше унутрашње расположење“, потврдили су Хилдебрандт, Мурпхи и Тхомас. 'Стога добро држање сугерише сталоженост и самопоуздање; немојте стајати ни при строгој пажњи, ни уз траљаву лежерност пребачену преко подијума, већ усправно са тежином приближно подједнаком на свакој нози. Неки покрети могу бити корисни за задржавање пажње слушалаца или за повећање нагласка, али треба избегавати стално померање или пејсинг. Слично томе, гестови руку и руку могу се користити за усмеравање, описивање или наглашавање, али би требало да буду разноврсни, пажљиво темпирани и прилагођени публици. Коначно, добри говорници треба да често остварују контакт очима са публиком, нека њихов израз лица покаже интересовање за идеје које представљају и одевају се на начин који је прикладан за ту прилику.

Власници малих предузећа одражавају општу популацију тако што њихов ентузијазам за јавни наступ знатно варира од појединца до појединца. Неки предузетници уживају у центру пажње и успевају у окружењима која захтевају јавне презентације (формалне или неформалне). Други су мање вешти у јавном наступу и избегавају да буду постављени у такве ситуације. Али пословни консултанти подстичу предузетнике да јавне презентације и вештине усмене комуникације третирају као потенцијално непроцењиво средство за раст пословања. „Можете размотрити унајмљивање тренера за презентације или присуствовање радионици о пословним презентацијама“, саветовала је Каие. „Ове услуге могу вам показати како да максимизирате свој утицај док говорите. У ствари, учење таквих вештина служи као дугорочна инвестиција у вашу будућност као ефикасног вође. '