Мало мање разговора

Када је било последњи пут када сте заказали састанак и позвали осам људи уместо троје људи који су заиста морали да буду тамо једноставно зато што нисте желели да се ико осећа изостављеним?

Када сте последњи пут послали е-пошту широм компаније у којој је писало нешто попут: 'Хеј, пажња кавопијама: Ако довршите лонац, направите нови!' иако заправо постоји само једна особа која крши ово правило (а она је ваш суоснивач)?

Када сте последњи пут дуго разговарали о палети боја за нову брошуру са програмером, који нема никакве везе са брошуром, али сигурно зна да не воли наранџасту?

Ово су симптоми уобичајене болести: превише комуникације .

Сада сви знамо да је комуникација веома важна и да су многи организацијски проблеми узроковани неуспехом у комуникацији. Већина људи покушава да реши овај проблем повећањем количине комуникације: стављањем свих на е-маил, одржавањем дугих састанака и позивањем целог особља и тражењем свачија два цента пре него што примене одлуку.

Али трошкови комуникације збрајају се брже него што мислите, посебно код већих тимова. Оно што је некада радило са троје људи у гаражи, а сви су разговарали једни са другима о свему, једноставно не иде кад вам број глава достигне 10 или 20 људи. Сви који не требају бити на том састанку убијају продуктивност. Свакоме ко не треба да чита ту е-пошту то одвлачи пажњу. У неком тренутку прекомерна комуникација једноставно није ефикасна.

То је посебно подмукли проблем за брзо растућа новооснована предузећа. Кад сте заиста мали и тек почињете, немате толико људи, па задржавање свих у вези са свиме заправо не одузима толико времена. Али како се увећавате, повећава се број људи који би могли да се укључе у било коју одређену расправу, а количина ствари које радите као компанија расте и количина времена које можете изгубити на прекомерно комуницирање постаје озбиљан проблем.

Како се компаније шире, људи у њима почињу да се специјализују. У том ће тренутку неки менаџери закључити да имају проблем „држати све на истој страници“. Али често оно што заправо имају је проблем „зауставити људе да се мешају кад већ има довољно паметних људи који раде на нечему“.

колико година има Цандице Неистат

Није да Боб из рачуноводства нема ништа корисно да каже о фотографији за нову рекламну кампању. Да, Боб је магистар ликовне уметности. Да, Боб је фотограф аматер. А можда чак има и бољи укус од људи у маркетингу. Ипак, Боб не би требало да говори менаџеру маркетинга шта да ради, јер то једноставно није ефикасно. Заправо је крајње неефикасан.

Трошак прекомерне комуникације у организацијама објаснио је Фред Броокс у својој књизи из 1975. године, Митски човек-месец . Броокс је помогао у извођењу ОС / 360 пројекта у ИБМ-у, градећи гигантски оперативни систем за главне рачунаре компаније. У то доба рачунари су били велике машине са воденим хлађењем величине собе, понекад са огромних 256.000 бајтова главне меморије. ОС / 360 је вероватно највећи софтверски пројекат који је до тада покушан. И то је монументално касно.

Сваки пут када је неки аспект пројекта заостајао, ИБМ је задао још неколико људи задатку. А оно што је Брукс приметио, што људе и даље изненађује, јесте да ово није успело. Његово запажање постало је познато под називом Брооксов закон: Додавање људи у касни пројекат тежи да се он покрене и касније.

Прочитајте поново ту реченицу, јер није интуитивна. Брукс је открио да ће додавање људи у пројекат то постићи даље касни са распоредом .

Како је то могуће, како то може бити? Па, када додате нову особу у тим, та особа треба да комуницира и координира са свим осталим људима у тиму. Ово не звучи као велика ствар, али јесте. Ново дете не зна шта се дешава, па неко други у тиму - неко ко је само прошле недеље радио продуктиван посао - мора да заустави свој посао и покаже овом новајлији конопце.

Што је већи тим, то постаје све гори. Када имате тим од једне особе, немате потребе за комуникацијом. Ниједан.

Додајте другу особу и сада имате једну везу: Адам и Марија морају с времена на време да разговарају.

колико је висока Тони цвекла

Сада додајте трећу особу, рецимо, Сринивас, и одједном смо прешли са једне везе на три, јер Сринивас мора да разговара са Адамом и Маријом.

Додајте четврту особу. Понестаје ми овде имена да би ми помогла - ОК: Бритнеи. Ако је додамо, а она треба да се координира са свима њима, добићете шест веза.

За математички наклоњене формуле гласи да ако у вашем тиму има н људи (н^два-н) / 2 везе. Овај графикон илуструје како ово постаје проблем:

Као што видите, трошкови комуникације почињу да расту прилично брзо док, у великим тимовима, све што ико икада има времена да уради је да се координира са свима осталима - и нико не заврши било какав посао. 2006. Моисхе Леттвин, бивши програмер у Мицрософту, написао је објаву на блогу описујући годину коју је провео координирајући листу ставки које ће се наћи у једном менију у оперативном систему Виндовс Виста - менију помоћу којег искључујете рачунар. (Види Виндовс Схутдовн Црапфест .) Леттвин је претпоставио да су сви људи имали свој глас при дизајнирању овог једног менија. Четрдесет три! По Бруоксовој формули то значи управљање 903 конекција. Леттвин каже да је толико времена провео на координационим задацима да је за 12 месеци произвео мање од 200 линија кода.

Као шеф, треба да дизајнирате начине за смањење путова комуникације. Елиминишите поштанске спискове у целој компанији - или бар наплатите 1,50 УСД да бисте их објавили. Престаните да имате велике састанке. Потребна вам је култура у којој људи не постају напети јер нису били укључени на састанак, што значи да вам је потребна култура која награђује људе за обављање посла и мршти се због мешања у туђе послове.

И на сваком пројекту доделите једној особи да се побрине да се комуникација догоди - али само права комуникација. У супротном, тим ће једноставно започети дуге састанке са свима тамо и, искрено, људи ће се дружити, бловити и говорити и расправљати о стварима до којих им заправо није стало само да би чули свој глас.

Мислим да је ово вероватно један од оних случајева у којима је стари стил управљања из 1950-их случајно нешто исправио. У тим компанијама у стилу Генерал Моторс-а, барем су имали идеју о томе како су информације потребне за кретање горе-доле по уредним, региментираним организационим картама, што је показало макар признање да прави одговор није да свака појединачна особа у организацији мора обрати пажњу на све.

Када сте основали компанију, вероватно сте одлично обавили комуникацију. Сви су једни другима рекли све. И ваши купци су то волели, јер кад су их позвали да питају за њихов налог за куповину, сви су знали где је. Али како се увећавате, не можете непрестано свима да причате о свакој наруџбеници, тако да морате да измишљате одређене комуникационе системе како би тачно то сазнали људи и нико други. Не зато што је поверљиво. Јер то је губљење времена.

Јоел Сполски је суоснивач и извршни директор компаније Фог Цреек Софтваре и домаћин популарног блога Јоел он Софтваре. За архиву његових колумни идите на ввв.инц.цом/аутхор/јоел-сполски .