Осим пословних планова, сажеци су вероватно најважнији од свих пословних докумената. Поштено је рећи да је готово свака велика одлука унутар било које компаније било које величине укључивала сажетак током процеса одлучивања.
На несрећу, многи људи погрешно верују да је извршни сажетак сажетак документа, попут „напомена о литици“. Ух, не.
Сврха резимеа је препорука одлуке, а не пружање информација. Дужи документ пружа детаљни доказ за ту препоруку.
Лабаво засновано на разговорима које сам водио са гуруом за предлоге Том Сант , ево како да напишете сажетак који ће наговорити извршног руководиоца (или извршни тим) да донесе одлуку:
1. Опишите проблем, потребу или циљ.
Испод речи „САЖЕТАК“ објасните у једној или две реченице (највише) зашто је потребна одлука. Будите прецизни и укључите мерљива мерила, ако је могуће.
Погрешно:
Овај документ детаљно описује КСИЗ решење. Ево резимеа његовог садржаја ...
Јел тако:
Доживљавамо 10-годишњи дефицит годишњег прихода услед прекида рада телекомуникационе мреже.
2. Опишите жељени исход.
У једној или две реченице (највише) опишите шта ће бити другачије ако је проблем решен, потреба испуњена или је циљ постигнут. Не наводите никакве детаље решења.
Погрешно:
У поглављу 1 описујемо више аналогних проточних кондензатора који су у складу са стандардима ...
Јел тако:
Према нашим проценама (видети Одељак 1), смањење или уклањање ових прекида повећаће нашу профитабилност за чак 20%.
3. Опишите своје предложено решење.
Под речју „ПРЕДЛОГ“, у низу кратких пасуса опишите елемент вашег решења проблема (као у кораку 1) који ће створити жељени исход (као у кораку 2).
У сваком пасусу погледајте одељке у већем документу где је детаљно описан тај део вашег решења. Нека сваки одломак буде оштар и читљив. Избегавајте жаргон, биз-блеб и беспотребне апстракције. Ако је икако могуће, распоредите пасусе у корак по корак.
Погрешно:
Коришћење наше постојеће инфраструктуре капитализоваће досадашња технолошка улагања, истовремено оптимизујући захтеве за преквалификацијом. Повећана поузданост ће узроковати експлозију наше критичне продуктивности, стварајући тако монетизовану конкурентску предност.
Јел тако:
Да бисмо се позабавили горњим проблемом, предлажемо следеће:
1. Купите и инсталирајте пилот систем. То ће нам омогућити да тестирамо нови софтвер без угрожавања свакодневног пословања. Захтеви за овај пилот систем су описани у одељку 4.
[још корака]
4. Објасните како ћете превладати ризике.
Свака пословна одлука која није непромишљена укључује одређени ниво ризика. Према томе, под насловом „РИЗИЦИ“ укратко опишите те ризике и како намеравате да их превазиђете (или зашто заправо нису ризик).
Још једном, чврсто држите ове пасусе. Користите обичан језик. Као и у претходном кораку, сваки пасус повежите са одговарајућим одељком дужег документа.
Погрешно:
Предложено решење је агностичко од добављача и интегрише се у више системских архитектура употребом прилагођених скрипти спремних за извршавање ...
Јел тако:
Да бисмо преуредили цело одељење за корисничке услуге, мораћемо да преквалификујемо наше сервисно особље, што би могло смањити време одзива одељења. Међутим, планирамо да смањимо ту могућност писањем прилагођеног приручника за обуку.
5. Затражите одлуку коју желите да донесете.
Под насловом „ПРЕПОРУКА“ у што мање речи опишите одлуку коју желите да извршни директор донесе. Бити јединствен.
Ако одлука укључује новац, укључите износ. Ако постоје разлози да се одлука мора донети у одређено време, испливајте на површину.
Погрешно:
Наша стална забринутост због прекида рада телефонског система и даље утиче на нашу компанију и стога би требало да се позабави на брз начин.
Јел тако:
Да бисмо завршили овај пројекат до краја текуће фискалне године, а да не ометамо наше текуће пословање, треба да нам одобрите повећање од 2 милиона долара у ИТ буџету за наредни квартал.
Примери извршних сажетака
Испод су наведена два горе наведена сажетка како су се заправо појавила. Да не бисте помислили да је први пример вештачки непрозиран, уверавам вас да сам лично видео и горе. Много горе.
Погрешно:
РЕЗИМЕ
Овај документ детаљно описује КСИЗ решење. Ево резимеа његовог садржаја:
У поглављу 1 описујемо више аналогних проточних кондензатора који су у складу са стандардима ...
[више сажетака поглавља]
Коришћење наше постојеће инфраструктуре капитализоваће досадашња технолошка улагања, истовремено оптимизујући захтеве за преквалификацијом. Повећана поузданост ће узроковати експлозију наше критичне продуктивности, стварајући тако монетизовану конкурентску предност. Предложено решење је агностичко од добављача и интегрише се у више системских архитектура употребом прилагођених скрипти спремних за извршавање.
Наша стална забринутост због прекида рада телефонског система и даље утиче на нашу компанију и стога би је требало решавати на брз начин.
Јел тако:
РЕЗИМЕ
Доживљавамо 10-годишњи дефицит годишњег прихода услед прекида рада телекомуникационе мреже.
Према нашим проценама (видети Одељак 1), смањење или уклањање ових прекида повећаће нашу профитабилност за чак 20%.
ПРЕДЛОГ
Да бисмо се позабавили горњим проблемом, предлажемо следеће:
- Купите и инсталирајте пилот систем. То ће нам омогућити да тестирамо нови софтвер без угрожавања свакодневног пословања. Захтеви за овај пилот систем су описани у одељку 4.
[још корака]
РИЗИЦИ
- Могућност краћег времена одзива . У фази 3 горњег плана, мораћемо да преквалификујемо наше сервисно особље, што би могло привремено да смањи просечно време одговора одељења. Међутим, планирамо да смањимо ту могућност писањем прилагођеног приручника за обуку.
[више ризика]
ПРЕПОРУКА
је Билл Хемер у вези
Да бисмо завршили овај пројекат до краја текуће фискалне године, а да не ометамо наше текуће пословање, треба да нам одобрите повећање од 2 милиона долара у ИТ буџету за наредни квартал.
Озбиљно, за који од та два резимеа мислите да ће вероватно довести до најбоље одлуке?
