Док још нисмо управљање хуманоидним роботима из удобности наших домова попут ликова из филма из 2009. године Сурогати , све више се наша свакодневна интеракција, како професионална, тако и лична, одвија путем виртуелних средстава.
Како власници предузећа прихватају виртуелне догађаје као исплативу методу за постизање безброј циљева, укључујући вебинаре, обуку и конференције, важно је осигурати да се ефикасном комуникацијом не тргује ради уштеде у дну линије. Иако је мало вероватно да ће виртуални састанак у потпуности заменити потребу за личним сусретом предузетника, његова лакоћа усвајања и погодност могу послужити за повећање продуктивности вашег пословања. Међутим, виртуелни састанци нису идеални за сваку ситуацију, тако да је неопходно када и како користити ову технологију.
Донна Деннис, председница Леадерсхип Солутионс Цонсултинг, и креаторка и водитељица Америчко удружење менаџмента тродневни семинар о Водећи виртуелни и удаљени тимови , каже да је технологија постала главни фокус; негде између БлацкБерриеса људи и е-поште, многи вође су изгубили из вида везе. „Сада је фокус на управљању задацима, односима и технологијом“, каже Деннис, која детаљније разрађује у својој предстојећој књизи Управљање знањем и е-учење.
Лее Е. Миллер, утицајни тренер и аутор књиге ГОРЕ: Утицај, моћ и перспектива У: Уметност постизања онога што желите , додаје, „Највећа грешка коју људи чине је претпоставка да је утицај на састанак лицем у лице исто што и утицај на виртуелну интеракцију. Није. Правила су различита, јер људи различито реагују када виртуелно комуницирају. '
Ево неколико савета који ће вам помоћи да спроведете успешан виртуелни састанак.
5 савета за одржавање виртуелног састанка: Како се припремити
„Прва ствар коју радимо пре него што одлучимо које технологије и софтвер ће бити потребни је да одлучимо ко је публика која учествује и које информације се деле“, каже Древ Боверс, истраживачки психолог из Групе за људске факторе Универзитета у Дејтону. „Открили смо да је за презентаторе најбоље да дизајнирају своје податке или презентацију у складу са окружењем у којем ће се представљати или да изаберу најбоље окружење за представљање података које имају.“ Боверс каже: „Не можете једноставно узети презентацију коју сте одржали пред живом публиком на конференцији и бацити је на видео монитор за виртуелну публику и очекивати исте резултате, јер сте ограничени на степен , у томе како можете да комуницирате са својом виртуелном публиком.
инлинебуиерзоневидгет
Деннис истиче да када закажете састанак на физичкој локацији, можете бити лежернији око дневног реда састанка и пружања материјала. Такође имате предност у томе што учеснике убрзавате у ходнику, за апаратом за кафу итд. Међутим, успешан виртуелни састанак захтева много више унапред припремљених припрема. Цоларић препоручује да се виртуелни састанци планирају унапред. „Пошаљите дневни ред пре времена, направите визуелне материјале како бисте ојачали своју поруку и проследите их свима пре састанка, позовите чланове сваког тима који треба да буду укључени“, каже она.
Такође, обавезно пошаљите податке за пријављивање (приступне кодове, УРЛ адресе и бројеве за позиве) најмање један дан унапред како би учесници могли да тестирају да ли је потребно преузимање софтвера. Можда ћете желети да замолите учеснике да се пријаве најмање 15 минута пре почетка како би тестирали повезаност, предлаже Лаура Стацк, ауторка и председница Тхе Продуцтивити Про, фирме за вежбање управљања временом. 'Спроведите прозивку и проверите да ли све функционише. Прегледајте временску линију. Дајте начин да вас контактирамо ван мреже ако панелиста наиђе на проблеме, каже Стацк.
Белешка: Ако сте домаћин једном водитељу са подешавањем велике публике, добра је идеја да водитеља одредите за помоћ главном излагачу. Водитељ може подржати учеснике у техничким проблемима, као и надгледати сва питања која долазе. Цхат. Ако водитељ покуша да прочита питања о ћаскању, успорава се ток презентације.
Копај дубље: иМеет-ов нови алат за видео конференције
5 савета за одржавање виртуелног састанка: технички алати и захтеви
Љепота технологије за интернетске састанке је у томе што је могу користити чак и најмлађи оперативни објекти са голим костима. Све што је потребно су интернетска веза, звук (из звучника рачунара, микрофона или путем телефона) и веб камера (самостална или интегрисана у ваш монитор / лаптоп). Већим групама ће можда требати и пројекционо платно или велики ТВ монитор.
Када бирате услугу, мислите „мало“, каже Сузан Коларић, помоћница потпредседника за наставну технологију на Универзитету Саинт Лео у Саинт Лео-у на Флориди. „Најефикасније веб конференције су оне које користе само ону технологију која је потребна. КИС-; нека буде једноставно-; је најбољи начин да се људи усредсреде на вашу поруку, а не на технологију. ' Неки веб производи на мрежи укључују Адобе Ацробат Цоннецт , Ићи на састанак , Мицрософт Оффице Ливе Меетинг и ВебЕк .
Предузетници такође морају имати на уму да неће сваки систем видео конференција радити заједно. Избегните срамоту због кашњења и техничких кварова тестирањем повезаности свих локација пре састанка. „Покушај употребе аналогног видео система на једном крају, а дигиталног на другом може изазвати мноштво проблема, па чак и дигитално-дигитална конференција може бити проблематична ако старији софтвер треба надоградњу пре него што то може да разговара“ „новији програм“, каже Боверс.
Диг Деепер: Но Фли Зоне: Виртуелни састанци
леа ремини датум рођења
5 савета за одржавање виртуелног састанка: будите фокусирани
Рицк Маурер, аутор књиге Иза зида отпора и Зашто не желиш оно што ја желим? саветује кориснике да уклоне сметње. Предност виртуелних састанака је могућност одржавања готово било где-; недостатак виртуелних састанака је и могућност одржавања готово било где. Присутни на мрежном састанку могу назвати или се пријавити из локалне кафића, салона аеродрома, кућних канцеларија итд. Да бисте умањили позадину или „буку на путу“ (не желите да дете, кућни љубимац или телефони који звоне постану фокус), одлучите да „искључите све учеснике и постављате питања само путем оквира за ћаскање“, каже Стацк.
Маурер такође саветује да се не покушава угурати више ствари у један састанак. „Усредсредите се на једну или две теме. Ако морате покрити више предмета, дајте људима времена да се истегну, направе паузу у купатилу или допуните кафу. Нека сваки сегмент састанка буде кратак - не дуже од 30 минута. '
Белешка: Кошуље у пругама не преносе се добро на камеру, као ни велики, сјајни накит. Визуелно могу да вам одвуку пажњу. Покушајте да покрете тела сведете на најмању могућу меру, јер прекомерно кретање заправо може погоршати квалитет видео записа.
Копај дубље: Састанак на мрежи: Које алате користити?
5 савета за одржавање виртуелног састанка: Етикета
колико је висока Бриттани Керр
„Кључ успешне видео конференције или састанка на телефонској конференцији је запамтити да сте на састанку“, наглашава Цоларић. „Посветите учесницима пуну пажњу као да бисте били у истој соби. Нека вас не омета е-пошта, сурфовање Интернетом или слање порука. Покушајте да не једете и не пијете како бисте били спремни ако вам буду упућена питања. '
Добро правило? Цоларић каже: „Увек претпоставите кад уђете у собу да су микрофони већ под напоном! Ово помаже у спречавању емитовања било каквог нежељеног разговора пре састанка када то можда не намеравате. '
Такође истиче да би се састанци видео конференција у ствари требали одвијати нешто споријим темпом од типичног састанка због кашњења од две до три секунде за већину система да комуницирају. Ако водите састанак, побрините се да постоје довољне паузе након постављања питања. Ако сте учесник, обратите пажњу на себе пре него што се обратите групи дајући знак руком или изговарајући „питање“ или „коментар“, а затим сачекајте неколико секунди пре него што наставите. “
Учесници такође треба да остваре контакт очима гледајући у камеру. То ће учинити разговор међу учесницима природнијим. Следи кратак преглед варалица:
8 етикета видео конференција
Будите љубазни према осталим учесницима
Говори јасно
Нека покрети тела буду минимални
Крећите се и гестикулирајте полако и природно
Одржавајте контакт очима гледајући у камеру
Да ли се облачите на одговарајући начин
Нека сесија буде анимирана
Будите своји и забавите се!
7 добрих правила понашања за видео конференције
Не испуштајте ометајуће звукове
Не вичи
Не правите ометајуће покрете
Не ометајте друге звучнике
Не водите бочне разговоре
Не носите 'бучни' накит
Не покривај микрофон
Извор: Канцеларија за информационе технологије Универзитета Ст. Лео
Белешка: Ако ваше пословање са донгом послује глобално, погледајте сајтове као што су екецутивепланет.цом и киссбовсхакехандс.цом за ресурсе о међународном пословном бонтону.
Копајте дубље: случај и план за виртуелну компанију
5 савета за одржавање виртуелног састанка: Ангажовање учесника
Деннис каже да постоји тенденција да се на виртуелним састанцима одмах започне задатак, што може негативно утицати на изградњу односа. Она препоручује пробијање леда обиласком 'виртуелне' собе и тражењем да се сви представе и поделе нешто о свом викенду или разговарају о нечему чему се радују како би додали друштвени елемент у поступак. „Све што можете симулирати из сусрета у лице је добро.“
Стацк каже да подстакне учеснике да предају своја питања на ту тему пре почетка програма. Такође препоручује друге методе за ангажовање публике током вебинара, попут анкетирања или постављања питања и тражења одговора путем ћаскања.
Цоларић предлаже да често постављате питања како бисте ангажовали удаљене учеснике, тако и како бисте одржали личну везу. Али, наглашава она, будите експлицитни у својим питањима. „Поставите одређеној особи одређено питање. Постављање отворених питања великој удаљеној публици често ће резултирати „мртвим ваздухом“, а затим ће разговарати више људи одједном. “
Копај дубље: како виртуелна компанија комуницира
примадонна љубав и хип хоп нето вредност
Напомена уредника: Тражите видео конференције за своју компанију? Ако желите информације које ће вам помоћи да одаберете ону која вам одговара, користите упитник у наставку да би вам наш партнер, БуиерЗоне, пружио информације бесплатно:
Објављивање у уредништву: Инц. пише о производима и услугама у овом и другим чланцима. Ови чланци су уреднички независни - то значи да уредници и извештачи истражују и пишу о овим производима без икаквог утицаја било ког одељења за маркетинг или продају. Другим речима, нико не говори нашим извештачима или уредницима шта да напишу или да у чланак укључе било какве позитивне или негативне информације о овим производима или услугама. Садржај чланка у потпуности је на дискреционом праву репортера и уредника. Приметићете, међутим, да понекад у чланке уврштавамо везе до ових производа и услуга. Када читаоци кликну на ове везе и купе ове производе или услуге, Инц може добити накнаду. Овај модел оглашавања заснован на е-трговини - као и сваки други оглас на нашим страницама чланака - нема утицаја на нашу уредничку покривеност. Извештачи и уредници не додају те везе нити ће њима управљати. Овај модел оглашавања, као и други које видите на Инц, подржава независно новинарство које пронађете на овој веб локацији.
