Амерички запослени у просеку потроше око четвртина прочешљавања радне недеље стотине мејлова .
Упркос чињеници да смо залепљени за дугмад за одговор, тренер каријере Барбара Пацхтер каже да многи професионалци још увек не знају како да правилно користе е-пошту.
Због великог броја порука које читамо и пишемо, можда смо склонији прављењу неугодних грешака и те грешке могу имати озбиљне последице.
Пацхтер у својој књизи износи основе модерне етикете е-поште Основе пословног бонтона . ' Разговарали смо са њом и извукли најважнија правила која треба да знате.
Вивиан Гианг и Рацхел Сугар допринеле су ранијим верзијама овог чланка.
1. Укључите јасну, директну линију предмета
Примери добре теме укључују „Датум састанка промењен“, „Брзо питање о вашој презентацији“ или „Предлози за предлог“.
„Људи често одлучују хоће ли отворити е-пошту на основу теме“, каже Пацхтер. „Изаберите онај који читаоцима даје до знања да се бавите њиховим забринутостима или пословним питањима.“
2. Користите професионалну адресу е-поште
Ако радите у компанији, требало би да користите адресу е-поште компаније. Али ако користите лични налог е-поште - било да сте самозапослени или га једноставно волите повремено користити за дописивање у вези са послом - будите опрезни при одабиру те адресе, каже Пацхтер.
Увек треба да имате адресу е-поште која преноси ваше име, тако да прималац тачно зна ко шаље е-пошту. Никада немојте користити адресе е-поште (можда остатке школских дана) које нису прикладне за употребу на радном месту, као што су „бабигирл @ ...“ или „беерловер @ ...“ - без обзира колико волите хладна пива.
3. Добро размислите пре него што притиснете „одговори свима“
Нико не жели да чита имејлове од 20 људи који са њима немају никакве везе. Игнорирање е-поште може бити тешко, јер многи људи добијају обавештења о новим порукама на паметним телефонима или ометају искачуће поруке на екранима рачунара. Уздржите се од притиска „одговори свима“, осим ако заиста мислите да сви са листе морају да приме е-пошту, каже Пацхтер.
4. Укључите блок потписа
Обезбедити вашег читаоца са неким информацијама о вама, предлаже Пацхтер. „Генерално, ово би садржавало ваше пуно име, наслов, назив компаније и ваше контакт податке, укључујући телефонски број. Такође можете додати мало публицитета за себе, али немојте претјеривати са било којим изрекама или умјетничким дјелима. '
Користите исти фонт, величину типа и боју као и остатак е-поште, каже она.
5. Користите професионалне поздраве
Не користите лежерне, колоквијалне изразе попут: 'Хеј, људи', 'Јој' или 'Здраво народе'.
„Опуштена природа наших писања не би требало да утиче на поздрав у е-поруци“, каже она. ' Хеј! је врло неформалан поздрав и генерално га не би требало користити на радном месту. И Ја такође није у реду. Користите Здраво или Здраво уместо тога.'
Такође саветује да се не скраћује било чије име. Реците „Здраво, Мицхаел“, осим ако нисте сигурни да више воли да га зову „Мике“.
6. Уместо користите ускличнике
Ако одлучите да користите ускличник, користите само један да бисте пренели узбуђење, каже Пацхтер.
„Људи се понекад занесу и на крају реченице ставе бројне ускличнике. Резултат може изгледати превише емоционално или незрело ', пише она. 'Ускличнике треба штедљиво користити у писаном облику.'
7. Будите опрезни са хумором
Хумор се лако може изгубити у преводу без правог тона или израза лица. У професионалној размени, боље је изоставити хумор из е-поште, осим ако добро познајете примаоца. Такође, нешто што мислите да је смешно можда неће бити смешно некоме другом.
Пацхтер каже: „Нешто што се доживљава као смешно када се говори може се наићи на сасвим другачије случајеве када се напише. Ако сумњате, изоставите га. '
8. Знајте да људи из различитих култура различито говоре и пишу
До погрешне комуникације може лако доћи због културне разлике , посебно у облику писања када не можемо да видимо језик тела једни других. Прилагодите своју поруку културној позадини примаоца или колико их добро познајете.
Добро правило које треба имати на уму је, каже Пацхтер, да културе високог контекста (јапанска, арапска или кинеска) желе да вас упознају пре него што послују с вама. Стога је можда уобичајено да пословни сарадници из ових земаља буду личнији у својим делима. С друге стране, људи из нискоконтекстних култура (немачке, америчке или скандинавске) више воле да пређу на ствар врло брзо.
9. Одговорите на своју е-пошту - чак и ако адреса е-поште није намењена вама
Тешко је одговорити на сваку поруку е-поште која вам је икада послата, али покушајте, каже Пацхтер. То укључује случајеве када вам је е-пошта случајно послата, посебно ако пошиљалац очекује одговор. Одговор није потребан, али служи као добра етикета е-поште, посебно ако ова особа ради у истој компанији или индустрији као и ви.
Ево примера одговора: „Знам да сте веома заузети, али мислим да нисте мислили да ми пошаљете овај е-маил. И хтео сам да вас обавестим како бисте могли да га пошаљете исправној особи. '
10. Додајте последњу адресу е-поште
„Не желите случајно послати е-пошту пре него што завршите са писањем и провером поруке“, каже Пацхтер. „Чак и када одговарате на поруку, добра је мера предострожности да избришете адресу примаоца и убаците је само када сте сигурни да је порука спремна за слање.“
11. Лекторирајте сваку поруку
Примаоци ваше е-поште неће проћи ваше грешке. „И, у зависности од примаоца, можда ће вам бити суђено да сте их направили“, каже Пацхтер.
Робин Вернон датум рођења
Не ослањајте се на проверу правописа. Прочитајте и прочитајте своју е-пошту неколико пута, по могућности наглас, пре него што је пошаљете.
„Један надзорник је намеравао да напише„ Извините због непријатности “, каже Пацхтер. „Али, поуздао се у своју проверу правописа и на крају написао„ Извините због инконтиненције “.“
12. Још једном проверите да ли сте изабрали тачног примаоца
Пацхтер каже да обратите посебну пажњу када куцате име из свог адресара на линији е-поште „То“. „Лако је одабрати погрешно име, што може бити неугодно за вас и за особу која је е-поштом примила грешком.“
13. Нека фонтови буду класични
Пурпле Цомиц Санс има своје време и место (можда?), Али за пословну преписку нека фонтови, боје и величине буду класични.
Главно правило: Ваши е-маилови би требали бити једноставни за читање другим људима.
„Генерално је најбоље користити тип од 10 или 12 тачака и фонт који се лако чита, попут Ариал, Цалибри или Тимес Нев Роман“, саветује Пацхтер. Што се тиче боје, црна је најсигурнији избор.
14. Не скраћујте име прималаца уколико то нису затражили од вас
' Зовем се Барбара. Не волим да примам е-пошту са адресом „Здраво Барб“, каже она за Бусинесс Инсидер. 'Исто важи и за употребу надимака. Не зови ме Барбие! '
Ако вам особа није рекла да више воли надимак, не преузмите га на себе да га користите. Можда се само трудите да будете љубазни или неформални, али то је неприкладно и може вам ући под кожу.
15. Уверите се да сте правилно написали име примаоца
„Ако увредите некога у поздраву, та особа можда неће даље читати“, каже она.
Будите поштени и правилно напишите име примаоца. 'Многе људе вређају ако су погрешно написана. Проверите да ли је тачно написан у блоку потписа особе. Можете и да проверите њихову адресу е-поште. Често су имена и / или презимена људи на њиховим адресама. '
Ако потенцијалном клијенту шаљете е-пошту, можда ће претпоставити да мало обраћате пажњу на детаље или сте презаузети или растресени да бисте правилно схватили своје име, а то није порука коју желите да пошаљете.
16. Пратите тон
Баш као што се вицеви губе у преводу, тон је лако криво протумачити без контекста какав бисте добили од вокалних знакова и израза лица. Сходно томе, лако је изаћи нагло нагло него што сте можда намеравали. Мислили сте 'директно'; читају „бесан и кратак“.
Да би избегао неспоразуме, Пацхтер препоручује да прочитате поруку наглас пре него што притиснете сенд. „Ако вам звучи грубо, читаоцу ће звучати грубо“, каже она.
За најбоље резултате избегавајте коришћење недвосмислено негативних речи („неуспех“, „погрешно“ или „занемарено“) и увек реците „молим“ и „хвала“.
17. Ништа није поверљиво - зато напишите у складу с тим
Увек се сетите шта је бивши директор ЦИА Давид Петраеус очигледно заборавио, упозорава Пацхтер: Свака електронска порука оставља траг.
„Основна смјерница је претпоставка да ће други видјети шта пишете“, каже она, „зато немојте писати ништа што не бисте жељели да сви виде“. Либералније тумачење: Не пишите ништа што би за вас било рушно или за друге. На крају, е-пошту је опасно лако проследити и боље је бити на сигурном него жалити.
Ово прича први пут се појавила на Бусинесс Инсидер .
