Мало људи може рећи да никада не дозвољава да им поштанско сандуче измиче контроли. Чак и ако сте више нула пријемног сандучета бхакта, постоји велика шанса да се нађете у преплављеном сандучету када се вратите са одмора или требате да идете на неки пројекат неколико дана.
Једноставно речено, остављајући имејлове тамо где слете троши време. ти губите 27 минута сваког дана поновно читате е-маилове који пропадају у вашем сандучету јер не можете а да не прочитате оно што ваше очи виде.
Софија Буш и Џеси Ли Софер
Пуна поштанска пошта такође ствара више дистракција. Студије сугеришу да је потребно 23 минута до повратка на ваш првобитни задатак једном прекинут. Поред тога, пуне поштанске сандучиће стварају визуелну неред, што исцрпљује вашу когнитивну енергију.
Да бисте обрисали долазну пошту, можете тежити да прегледате сваку е-пошту појединачно. Ипак, требало би вам сате да потрошите само минуту на сваку е-пошту. Алтернатива је слично ризична - могли бисте преместити све е-адресе у једну фасциклу за све уносе или их све избрисати и ризиковати да пропустите важну напомену.
Међутим, кроз свој тренинг и обуку идентификовао сам шест претрага које идентификују адресе е-поште за које је много мања вероватноћа да ће захтевати индивидуалну обраду. Користећи ове претраге, у року од неколико минута можете да преместите стотине - ако не и хиљаде - е-порука из пријемног сандучета, остављајући оне за које је највероватније да ће требати индивидуални преглед.
Да бисте могли да искористите ових шест претрага, морате да направите две фасцикле е-поште. Прво направите „Архива“ у програму Оутлоок или „Сва пошта“ у Гмаил-у, а затим креирајте „Читања“, без обзира коју услугу е-поште користите. Једном када то урадите, ево шест претрага помоћу којих ћете идентификовати е-адресе за које вероватно није потребна појединачна обрада.
1. Преместите све имејлове старије од 7 дана у Архива / Сва пошта
ДО 2018 студија од 1.200 потрошача открило је да само 13 процената купаца и мање од 1 процента сарадника очекује одговор на е-пошту након 2 дана. Мале су шансе да пошиљалац е-поште старе недељу још увек очекује одговор. Да бисте уклонили више е-адреса, промените ово на пет или чак три дана.
Бети Нгујен удата за Тј Холмса
Изолујте ове е-адресе користећи ове секвенце претраживања, а затим их преместите у Архива / Сва пошта:
- Гмаил: у: пријемно сандуче старије_д: 7д
- Оутлоок: примљено:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Преместите све имејлове на које сте копирани и старије од 3 дана у Архива / Сва пошта
Када се копирате на е-пошту, мање је шансе да требате да одговорите ако већ нисте. Пронађите ове е-адресе користећи следеће секвенце претраживања, а затим их преместите у Архива / Сва пошта.
- Гмаил: цц: ја старији_тхан: 3д
- Оутлоок: цц: ваш е-маил, примљен:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Преместите адресе е-поште у којима није ваше име и старије су од 3 дана у Архива / Сва пошта
Е-маил адресе које не садрже ваше име ређе ће захтевати ваш одговор. На неке е-адресе (на пример, упућене тиму или започете са „Здраво свима“) можда је потребан ваш одговор, али спајањем критеријума за недостајуће име са критеријумом старим 3 дана можете смањити ризик од пропуштања нечег важног.
- Гмаил: -матт старији_за: 3д
- Оутлоок: НИЈЕ примљено мат:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Преместите све е-поруке билтена и маилинг листе у фасциклу „Читања“
Не морате читати билтен. Преместите их у фасциклу „Читања“ и подесите правила / филтере да бисте их аутоматски тамо усмерили у будућности.
Не постоји савршен начин да пронађете ове е-адресе, али можете да користите ову и следећу претрагу да бисте добили већину:
колико година има себастијан манискалко
- Гмаил: у: ознака пријемног сандучета: ^ одјављено
- Оутлоок: откажите претплату ИЛИ 'онемогућите'
5. Преместите преостале адресе е-поште на маилинг листу у Реадингс претраживањем уобичајених термина на мејлинг листи
Након коришћења претходне претраге, потражите следеће појмове у Гмаил-у и Оутлоок-у да бисте пронашли оне који заостају: „политика приватности“ или 'Услови коришћења' или 'преференције' или 'поглед у прегледачу' или 'погледати као веб страницу.'
6. Избришите обавештења о одговорима на позивнице у календару
Иако вам е-адресе које вас обавештавају да неко може присуствовати предстојећем састанку тренутно могу бити од помоћи, нема потребе да дозволите да ове е-адресе запуше ваше пријемно сандуче када можете да видите збирне одговоре људи за било који састанак у самој позивници.
Само напријед и изолујте ове е-адресе, а затим их избришите:
- Гмаил: од: цалендар-нотифицатион@гоогле.цом
- Оутлоок: „Пацифичко време“ (замените вашом временском зоном). Нажалост, не постоји супер једноставан начин за изоловање ових е-адреса у програму Оутлоок.
Ова претраживања могу архивирати неколико е-адреса за које желите да остану у вашем сандучету, али користи су далеко веће од ризика. Поред тога, те е-адресе у фасциклама можете пронаћи једнако лако као у пријемном сандучету.
