Лоши састанци: Сви смо их искусили. Било да се ради о лошем планирању, превише разговора или недостатку припреме, лоши састанци троше драгоцено време и новац.
Али оснивач и извршни директор Амазона Јефф Безос можда је разбио код за стварање продуктивнијих састанака. Његовим годишњим писмом акционарима, као и а недавни интервју, Безос је дао неки увид у то шта Амазон култура сусрета изгледа.
Све се своди на поштовање три једноставна правила.
'Два пица' тима.
„Трудимо се да створимо тимове који нису већи него што их могу хранити две пице“, рекао је Безос. 'Ми то зовемо правилом екипе са две пице.'
Ако сте икада били на састанку са превише људи, можете разумети мудрост у овоме. Што је већи тим, то је већи број мишљења - и све је теже доносити закључке и доносити одлуке. А ако неки од тих многих људи само воле да чују звук сопственог гласа, ваши састанци ће сигурно бити усисавачи времена.
Али са правилом тима са две пице добијате равнотежу при добијању различитих гледишта и идеја, а истовремено остајете окретни и управљиви.
Нема ПоверПоинта.
„У Амазону се не користе ПоверПоинтс“, поносно изјављује Безос. „Неко је за састанак припремио шест страница ... наративно структурирану белешку. Има стварне реченице, и тематске реченице, и глаголе и именице - то нису само тачке. '
У свом недавном писму акционарима, Безос детаљно описује рад који се односи на ове белешке, за које каже да ће требати и недељу или више дана да напише и доради:
„Сјајни дописи су написани и преписани, подељени са колегама од којих се тражи да побољшају посао, оставе на пар дана, а затим поново уређују са свежим умом. Једноставно се не могу обавити за дан или два. '
Као што је мој колегиница Цармине Галло недавно је истакла, дописи попут ових су сјајна идеја, јер наш мозак много боље обрађује причање прича него тврди подаци. Такви наративни дописи дају ауторима прилику да у потпуности преносе мисли које стоје иза њихових идеја, а учесницима састанка дају прилику да боље разумеју пуне концепте.
Наравно, ништа од тога не значи ништа ако се учесници састанка не припреме, што је оно што треће правило чини најбољим од свих.
Почните са тишином.
„Те дописе читамо нечујно током састанка“, каже Безос. 'То је попут радне собе. Сви седе око стола, а ми читамо у тишини, обично око пола сата, колико год нам треба да прочитамо документ. А онда разговарамо о томе. '
Можете да замислите зашто је ово тако корисно. Колико пута сте стигли до важног састанка на којем, упркос најбољим намерама, једноставно нисте толико припремљени као што бисте желели да будете?
„Баш као и средњошколци, руководиоци ће блефирати свој пут кроз састанак, као да су прочитали допис“, каже Безос. 'Јер смо заузети. Дакле, морате заправо одредити време за читање белешке - и томе је намењено првих пола сата састанка. А онда су сви заправо прочитали белешку, они се не само претварају да су је прочитали. '
Безос је претходно узвисио употребу овог метода јер осигурава неподељену пажњу свих тамо. Поред тога, помаже у бољој припреми оних који воде такве дискусије - због вештине и усредсређене мисли потребне за састављање ових белешки на првом месту. „Пуне реченице је теже написати“, објашњава познати оснивач. 'Не постоји начин да се напише наративни структурирани допис од шест страница и да се не размишља јасно.'
Спровођење у пракси.
Ову методу сам користио на својим састанцима и могу да гарантујем за њену ефикасност. Као модератор састанка, можете бити сигурни да сви почињу са солидним темељима и да су сви на истој страници. (Извините, нисам могао да одолим.)
Али највише од свега, дајете својим људима оно што им је потребно да раде најбоље што могу:
Време.
који је и Билли Гилман ожењен
Време је за разумевање. Време за продужено размишљање. Време је за фокусирано размишљање.
Све то доводи до дубљих открића.
Дакле, упамтите:
Тимови са две пице. Нема ПоверПоинта. Почните са тишином.
Придржавајте се ова три једноставна правила и претворите своје састанке из губљења времена у извор бриљантних идеја.
