Јефф Безос недавно је забранио ПоверПоинту састанке на Амазону, инсистирајући да састанци уместо тога почну тако што присутни у тишини читају папир у копији који садржи информације потребне за расправу о том питању.
То није изненађујуће, с обзиром на то да постоје значајна научна истраживања да употреба ПоверПоинта смањује организациону интелигенцију. Међутим, замена ПоверПоинта „кратким документима“ (као што је то учинио Безос) није само добра наука; то је такође невероватно паметан финансијски потез из следећа три разлога:
- Штеди време. ПоверПоинт комуницира брзином којом водитељ говори; брифинг документ комуницира брзином коју публика чита. Презентација која би трајала сат времена (без прекида и дискусије) сажета је на само пет минута.
- Штеди време. Будући да кратки документ пружа важне информације на почетку састанка, сви су дословно „на истој страници“, а дискусија је краћа и тачнија. Даље, пошто је за презентацију потребан водитељ, један мора присуствовао састанку ради добијања информација. Уз кратки документ, људи којима су потребне само информације (али не морају да учествују) могу једноставно прочитати документ и прескочити састанак.
- Штеди време. Кратки документ елиминише три најгора расипања времена у ПоверПоинту: а) презентације „Не могу да прикваче овај Јелло за зид“, б) „Нисам се припремио-тако сам -употреба презентација мог стандардног клизног крова; и, што је најгоре од свега, ц) „За-љубав-бога-хоће-хоћете-молим-дођите до-проклете тачке? ' презентације.
Јесам ли споменуо да то штеди време? Добро, јер као што сам раније истакао, просечни извршни директор проведе око 50 процената свог времена на састанцима (од којих је једна трећина потпуно бескорисна). Ово је огроман одлив продуктивности, изнад и изван срамотне способности ПоверПоинта да смањи организациону интелигенцију.
Па хајде да урадимо бројеве. Будући да су кратки документи (барем) двоструко ефикаснији у односу на ПоверПоинт и теже уклањању најнекориснијих састанака, заменом ПоверПоинта са информативним документима, Безос је ефикасно повећао продуктивност управљања широм компаније за барем 25 посто.
Више од 20 година истражујем и пишем о канцеларијској технологији и техници управљања. Мало је технологија или техника које, ако се примене, имају било какав близу драматично позитивног ефекта на продуктивност.
Али то није све. Забрана ПоверПоинта у корист брифинг докумената кошта Безос и Амазон тачно 0,00 долара. За све практичне сврхе, то је повраћај улагања од, па, бесконачности.
Прилично паметно, а?
