Е-поруке су најчешћи документ у пословном свету. Нажалост, многи е-маилови су тако лоше написани да се примаоци морају мучити да схвате зашто читају е-пошту и шта би требало да ураде по том питању.
Белешка: да бисте усавршили своје вештине слања е-поште, пријавите се за мој бесплатни недељни билтен.
Синди Херрон и Глен Браггс
Ево сигурне методе за писање е-поште која ће обавити посао.
1. Имајте на уму одређену одлуку.
Циљ е-поште је увек да примите примаоце да донесу неку врсту одлуке. У супротном, зашто се мучити с писањем?
Стога, пре него што нешто напишете, запитајте се: баш тако коју одлуку желим да прималац донесе?
Као и код свих пословних писања, неодређеност је супротна од корисне. Што је циљ јаснији, то ће ваша е-пошта бити убедљивија.
2. Започните са писањем свог закључка.
Ваш закључак је изјава о одлуци коју желите да прималац донесе на основу садржаја ваше е-поште.
У школи су вас вероватно учили да започнете са уводом, а завршите закључком. Погрешно.
Нико у пословном свету нема времена да лута кроз развој идеје. Ако им одмах не кажете разлог за е-пошту, велика је вероватноћа да ће једноставно наставити даље.
Дакле, почињете са својим закључком. На пример, претпоставимо да вам је циљ да шеф одобри унутрашњу теретану.
ПОГРЕШНО:
Јим,
Као што знате, изостанци запослених су генерално препознати као стални проблем са великим финансијским утицајем, како у нашој компанији, тако иу другим компанијама у нашој индустрији. [иада, иада, иада] Стога бисмо требали размислити о томе да доделимо новац за постављање теретане у нашем седишту.
ЈЕЛ ТАКО:
Јим,
Желим да одобрите инсталирање сопствене теретане.
3. Структурни аргумент поткријепите „сварљивим комадима“.
Једном када изнесете свој закључак, разврстите аргументе који поткрепљују ваш закључак (тј. Одлуку коју желите да донесете). Да бисте своје аргументе учинили „сварљивима“, поделите их на мале „комаде“ и представите сваку тачку сличног формата и структуре реченице.
ПОГРЕШНО:
Према недавно објављеном владином извештају, групна физичка спремност је изузетно важна иако врло мали број компанија заиста показује посвећеност томе! Многе фирме идентификују физичку спремност као потцењену конкурентску имовину, али немају план за побољшање у овој области, иако је физичка спремност чврсто повезана са корпоративним и индивидуалним економским и личним успехом. Сматрам да ћемо, ако се не позабавимо питањем физичке спремности, јер то повећава продуктивност на радном месту, бити заостали.
ЈЕЛ ТАКО:
Собна теретана ће:
- Смањите изостајање.
- Повећати укупну продуктивност.
4. Поткрепите сваки аргумент аргументима.
Речено је да свако има две ствари: сфинктер и мишљење. Ако не наведете чињенице које поткрепљују ваше аргументе, ваш е-маил постаје један гигант, мишљење и стога ћете се у очима примаоца вероватно чинити као гигант ... па ..., схватате .
ПОГРЕШНО:
Собна теретана ће смањити изостајање са посла јер ће људи тада желети да дођу на посао, а не да остану код куће, и неће толико боловати.
ЈЕЛ ТАКО:
- Смањите изостајање. Према истраживању Националног здравственог института од 1.000 фирми, компаније са сопственим теретанама доживљавају 20% мање изостанака од оних којима недостају такви објекти.
5. Поновите свој закључак као „позив на акцију“.
На крају е-поште поновите закључак на начин који примаоцу пружа следећи корак који прималац мора предузети, под претпоставком да се прималац сада слаже са вашим закључком, на основу снаге ваших аргумената и доказа. Нека буде једноставно и конкретно.
ПОГРЕШНО:
Ваша подршка овом пројекту била би вам веома захвална.
ЈЕЛ ТАКО:
Ако одговорите на овај е-маил са својим одобрењем, започећу поступак.
колико година има Лиса Боотхе Фок вести
6. Забележите предност у линији предмета.
Линија предмета (ака „наслов“) најважнији је део е-поште, због чега је и пишете последњу, након што напишете и свој закључак и аргументе и доказе који поткрепљују тај закључак.
У идеалном случају, тема треба да испуни два важна задатка: 1) заинтересовати примаоца толико да се е-пошта отвори и прочита и 2) подразумевати закључак који желите да прималац прихвати.
У већини случајева, најбољи начин да обавите оба задатка је да се уврсти корист (или бенефиције) која ће произаћи из одлуке коју желите да прималац донесе.
ПОГРЕШНО:
Предмет: Утицај на здравље интерних програма фитнеса запослених
ЈЕЛ ТАКО:
Предмет: Како можемо смањити изостајање
Да завршимо, ево две е-поште:
ПОГРЕШНО:
За: Јим@Ацме.цом
Предмет: Утицај на здравље интерних програма фитнеса запослених
Јим,
Као што знате, изостанци запослених су генерално препознати као стални проблем са великим финансијским утицајем, како у нашој компанији, тако иу другим компанијама у нашој индустрији. Собна теретана ће смањити изостајање са посла јер ће људи тада желети да дођу на посао, а не да остану код куће, и неће толико боловати. Стога бисмо требали размислити о томе да издвојимо новац за постављање теретане у нашем седишту. Ваша подршка овом пројекту била би вам веома захвална.
Јилл
ЈЕЛ ТАКО:
За: Јим@Ацме.цом
Предмет: Како можемо смањити изостајање
Јим,
Желим да одобрите инсталирање сопствене теретане. Ово ће:
- Смањите изостајање. Према истраживању Националног здравственог института од 1.000 фирми, компаније са сопственим теретанама доживљавају 20% мање изостанака од оних којима недостају такви објекти.
- Повећајте продуктивност. Имамо 50% више изостанака од осталих фирми у нашој индустрији, па ће смањење тог броја за 20% аутоматски повећати нашу продуктивност за 10%.
Ако одговорите на овај е-маил са својим одобрењем, започећу поступак.
Јилл
Озбиљно, за коју од две е-поште мислите да је вероватније да ће ваш дневни ред померити напред?
Свиђа вам се овај пост? Ако је тако, пријавите се за бесплатни билтен Извор продаје .
