Док рачунарство у облаку није баш нови концепт, Гоогле Аппс је сигурно усавршио технологију тако да предузећа свуда могу да искористе његову брзину, приступачност и складиштење. Пакет Гоогле Аппс, који укључује популарне заштитне знакове попут Гмаил-а, Гоогле календара и Гоогле докумената, може да учини проток посла међу вашим запосленима флуиднијим, па чак и да пружи боље методе интеракције са клијентима и купцима. Следећи водич ће нагласити разлоге и начине за примену Гоогле Аппс-а за побољшање пословања ваше компаније.
Како користити Гоогле Аппс за унапређење пословања: Зашто користити Гоогле Аппс?
Једна од непосредних предности коју Гоогле Аппс за предузећа има у односу на традиционални софтвер за рачунаре, као што је Мицрософт Оффице, је исплативост. Са само 50 долара годишње, пакет Гоогле Аппс укључује неограничен број корисничких налога, приступ свим Гооглеовим апликацијама, 25 ГБ простора за складиштење е-поште по запосленом, корисничку подршку 24 сата дневно, 7 дана у недељи и 99,9 процената гаранције непрекидног рада мреже. (Постоји и бесплатна верзија са ограниченом количином мрежне безбедности и корисничких налога, као и мање апликација и складишног простора.) У поређењу са већином пословног и ИТ софтвера, који често долазе са ограниченим бројем лиценци по куповини (а да не говоримо о обавезним спољни сервери за хостовање система), Гоогле Аппс би могао бити само кључ за убацивање пар додатних пара из вашег буџета.
„Ако смо копије Мицрософт Оффицеа куповали за све у компанији, уштедели смо већ десетине хиљада долара“, каже Бриан Вирицк, потпредседник операција компаније Раидиоус, компаније за развој садржаја са седиштем у Индианаполису. Заједно са уштедом трошкова, Вирицк каже да је Раидиоус усвојио пакет Гоогле Аппс због приступачности коју пружа њиховим дизајнерима и произвођачима у различитим деловима земље.
„Услужни програм је добар за сваку новоосновану компанију“, каже Вирицк, „а могућност да телефоном разговарају са новим запосленима и поставе их помоћу веб програма, а да им ИТ човек не мора одобрити приступ, је сјајна ствар. '
Још једна предност Гоогле Аппс-а је способност сваке апликације да се интегрише једна са другом - функцију на којој је Кен Хаиес, власник језера Толуца у Калифорнији, са седиштем у Калифорнији, рекао да је захвалан. „Оно што је добро код Гоогле Аппс је чињеница да могу да отворим један главни налог за своје пословање - а моја е-пошта, календар и веб локација су повезани“, каже он. 'Наравно, постоји боља е-пошта, али нико није смислио како то све повезати као Гоогле.'
Диг Деепер: Гоогле Аппс у игри
Како користити Гоогле Аппс за побољшање пословања: Поједностављивање интерне комуникације са Гмаил-ом
Када је Гмаил први пут стигао на сцену, лични клијент е-поште био је похваљен због свог наизглед без дна капацитета за складиштење и брзих могућности претраживања пријемног сандучета. Али интеграцијом Гоогле Аппс-а, многе Гмаил функције функционишу једнако ефикасно за предузећа. Опет, једна од најкориснијих карактеристика Гмаил-а је фактор облака - с обзиром на то да не постоји гломазан софтвер о коме треба бринути, Гмаил је запосленима доступан од било где, без преузимања контаката или порука на уређаје.
„Једна од сјајних ствари у вези са Гмаил-ом је та што је заснован на прегледачу“, каже Вирицк. „Повезујемо се путем наших телефона и ИМАП клијената. То је та способност да не морате да кажете „ево вам инсталације програма Оутлоок“.
Гмаил-ови разговори са нитима такође помажу поједностављивању порука међу колегама. На пример, ако је више особа ЦЦ-а у е-пошти или ако више е-маилова има исти наслов, све те поруке су груписане заједно са сваком новом е-поштом посланом, савршено седећи на врху вашег пријемно сандуче и елиминисање муке око провере претходних порука.
Такође, свако канцеларијско окружење требало би да има метод слања брзих тренутних порука, а Гмаил одговор је Гоогле Цхат, који је уграђен директно у интерфејс пријемног сандучета. „Заиста смо смањили потребу за нашим интерним системом телефоније“, каже Вирицк о Раидиоусу „употреби гласника. Функција ћаскања такође има компоненту за видео конференције која може бити корисна када колеге и запослени морају да се дописују са удаљених локација.
Иако је Гмаил одличан клијент е-поште, Вирицк препоручује додељивање више администратора налога за ваш заједнички пословни налог. „Једном када се пријавите, више никада не желите да имате сва јаја у једној корпи“, каже он. „Једног дана ћете морати нешто да предузмете када тај администратор није доступан.“
Копајте дубље: Никада више не плаћајте хостинг е-поште
Како користити Гоогле Аппс за побољшање пословања: Синхронизација састанака и догађаја путем Гоогле календара
Зависно од врсте посла, заказивање састанака може бити права главобоља. Неколико запослених (или само један) обично је одговорно за праћење и преношење датума и времена, метода која погодује промашајима и пропуштеним састанцима. Помоћу Гоогле календара више запослених може да објављује догађаје у једном календару којем цело предузеће може приступити и уредити га у складу с тим. Поред тога, ови календари могу бити кодирани у боји тако да гледалац буде обавештен о променама на састанцима. Администратори такође могу да поставе дозволе за календаре, тако да само одређени запослени могу да виде или уређују ставке.
Грег Цросс, оснивач компаније Цросс Цреативе, компаније за дигитални маркетинг са седиштем у Индиани, са седиштем у Гринфиелду, каже да је недавно подстакао једног од својих главних клијената да усвоји Гоогле календар како би помогао у сортирању и заштити састанака. „[Он] поседује саветовалиште, а он је дошао до мене и рекао:„ Имамо четири саветника и тражимо начин да наши клијенти могу да закажу састанке на мрежи и да их држе приватним “, каже Цросс. „Можете га подесити тако да не показује да имате саветовање са„ Јохн Дое “о депресији.“
Још једна корисна карактеристика Гоогле календара је могућност креирања догађаја путем Гмаил-а. Када додате е-адресу запосленог догађају у календару, запосленом се шаље позив да потврди своје присуство. Након потврде, сваки запослени може да прегледа и дода белешке уз догађај.
Копајте дубље: Технички разговор: Огласна агенција прелази на веб апликацију
Како користити Гоогле Аппс за унапређење свог пословања: Побољшање сарадње и управљања пројектима помоћу Гоогле докумената
Гоогле документи су апликација која омогућава вишеструким корисницима да креирају и уређују документе, презентације и табеле - све на Вебу. Колеге обично деле документе међусобно слањем е-поште путем прилога, што често резултира нетачним верзијама датотека и раштрканим, погрешно постављеним копијама. Помоћу Гоогле докумената датотека се уређује у облаку, где се ревизије аутоматски чувају и обнављају.
Као и већина осталих Гоогле Аппс, администратори могу да поставе дозволе у Гоогле документима тако да само одређени радници могу да гледају и деле датотеке. Још једна погодна карактеристика је могућност извоза докумената у различите типове екстензија датотека, што може бити корисно у оним временима када клијенту или купцу што пре треба ПДФ датотека.
„Ја интерно користим Гоогле документе“, каже Цросс. „Имам графичког дизајнера који ради само пола радног времена, па тамо објављујем процене и предлоге клијената.“ Коришћење Гоогле докумената за уређивање других уобичајених датотека, попут итинерера, билтена и чланака, може помоћи у решавању уобичајених проблема који се јављају међу запосленима током сарадње на пројектима.
Колико год су Гоогле документи били корисни многим власницима предузећа, Вирицк оф Раидиоус каже да је једна ствар коју треба имати на уму чињеница да ће људи из вашег особља имати различит степен познавања рачунара. Дакле, ако и када примените Гоогле документе за креирање и уређивање ваших најважнијих датотека, каже Вирицк, можда би било корисно одредити шампиона пројекта који разуме апликацију.
„Можда ће бити неких корисника који ће бити мање узбуђени због промена“, каже Вирицк. Такође саветује новопридошле да често посећују водич за помоћ на веб локацији Гоогле Аппс.
Копајте дубље: 10 савета за покретање ваше технологије
Како да користите Гоогле Аппс за унапређење свог пословања: размена знања компаније са Гоогле сајтовима
Гоогле Ситес је основни алат за изградњу веб страница који компаније могу користити за стварање приватног интранет чворишта информација за запослене или чак јавног домена који служи као заштитно лице вашег предузећа. Гоогле Ситес вам омогућава да увозите информације из других апликација, као што су календар заказаних термина или стандардни обрасци клијента, и објавите их на својој веб локацији како би запослени или купци имали лак приступ.
„Гоогле Ситес је попут вики система“, каже Хаиес, који користи апликацију како би он и његов пословни партнер у Данској могли да прате пројекте компанија, идеје и извођаче. „Имам одељке постављене за идеје конкурената које желимо да побољшамо, па чак и проблеме које желимо да решимо у свом послу“.
Можете да одредите само одређене запослене да имају административне могућности, тј. Уређивање и објављивање информација о веб локацији или да одобрите приступ целом свом тиму (посебно ако радите са чврсто повезаним особљем).
Диг Деепер: 10 најпопуларнијих бесплатних апликација и услуга за посао
Како користити Гоогле Аппс за пословање: Проналажење додатних ресурса на Гоогле Аппс Маркетплаце-у
Ако апликације направљене искључиво од Гоогле-а не испуњавају све ваше потребе, не заборавите да посетите Гоогле Аппс Маркетплаце, где можете пронаћи мноштво независних апликација - неке бесплатне - које служе различитим функцијама и интегришите са осталим стандардним апликацијама. На пример, Интуит платни списак на мрежи омогућава вам да радницима плаћате директно из Гоогле календара и пружате им мрежни приступ платним картицама. Зохо ЦРМ је алат за управљање односима са клијентима који помаже у побољшању интеракције са клијентом на бројне начине, попут праћења и сортирања разговора путем е-поште.
Да би повећао могућности Гоогле календара, Грег Цросс оф Цросс Цреативе користи Тунгле.ме, апликацију која омогућава члановима да објављују јавне распореде, прихватају захтеве за састанке и смањују двоструке резервације. „Заиста помаже у раду мог радног процеса“, каже Цросс. „Када особа потврди састанак, то се уврштава у мој [Гоогле] календар и на телефону сам упозорен. Дакле, између сарадње те две функције, то ми одлично иде. '
Према Цросс-у, Гоогле Аппс за предузећа брзо постаје потреба и све мање уредан производ за испробавање. Интероперабилност апликација, заједно са доступношћу облака, каже, пружа многим људима прилику да први пут ефикасно искористе канцеларијску технологију. „Биће занимљиво видети како друге софтверске компаније опстају напред, јер су апликације засноване на Интернету више него само хир“, каже Цросс. „То није„ талас будућности “- то је управо сада“.
Диг Деепер: 5 сјајних софтверских пакета за Боотстрапперс
