Главни Олово Од почетка до краја: Водич за вођење успешног састанка у 5 корака

Од почетка до краја: Водич за вођење успешног састанка у 5 корака

Ваш Хороскоп За Сутра

За неке предузетнике састанци су еквивалентни вежбању, нису забавни, али знате да су неопходни. Понекад су састанци брзи и прецизни, а понекад вам одузму добар део дана. Али, без обзира колико дуго трајао састанак, најважније је шта од тога имате.

Имате рокове које морате испоштовати, мноштво задатака које требате обавити и читав тим којим треба управљати. Време је новац и ако се са њима не поступа правилно, састанци могу појести пуно драгоцених сати. Да бисте помогли да на најбољи начин искористите састанке тима, ви и ваши запослени можете следити овај водич у пет корака. Убрзо ћете приметити да ћете ваш тим чешће водити продуктивније састанке.

колико је велик Роберт Ирвине

1. Развити и дистрибуирати дневни ред.

Унапред припремљена агенда састанка омогућава вам да поставите чврст план игре. На крају састанка можете навести све важне ставке о којима желите да разговарате и циљеве које бисте желели да постигнете. Нека буде сажет и чак убаците празнине за ствари које бисте желели да знате.

На полеђини дневног реда можете направити листу нумерисаних празних места за акционе ставке. Ово омогућава учесницима састанка да запишу све што им је потребно како би реаговали као резултат састанка и задржава све на једном месту.

Када се дневни ред доврши, пошаљите га свом тиму. Моћи ће да виде тачно о чему желите да разговарате, која питања имате и какве идеје или недоумице могу да изнесу. Дневни ред помаже свима да се осећају организовано око тога шта могу очекивати и шта ће се од њих очекивати током састанка.

2. Планирајте око дневног реда.

Дневни ред је једноставно листа дискусионих тачака. Неопходно је да сви пре дневног реда прегледају дневни ред како би поред сваке тачке припремили листу питања, одговора или савета. Ово ће задржати све на тему, разговарајући о свему о чему треба разговарати пре него што пређете на следећу тачку дневног реда.

На крају сваке теме питајте све: „Има ли неко питања пре него што наставимо?“ Ово је прилика да поставите било која друга питања док су информације још увек свеже у мислима.

3. Идите „мрачно“ пре сваког састанка.

Охрабрите свој тим да са собом понесу свој дневни ред и постану „мрачни“ или се одмакну од ометања да би се усредсредили на представљање новости и нових идеја. На пример, када се одлучите за састанак о можданим идејама, замолите све да мало пре састанка посвете 10-15 минута мозга како би припремили листу идеја за дискусију. Они чак могу да додају своје идеје и белешке својој копији дневног реда као брзи водич.

Ово ће омогућити вама и вашем тиму да скочите одмах на састанак и заобиђете сто за дискусију о идејама док су им најважније. Уместо да дуго чекате да следећа особа проговори, сви ће бити спремни да разговарају кроз идеје и имаћете много веће шансе да истог дана одлучите о најбољем смеру деловања. Енергија у соби биће заразна и бићете сретни кад видите колико продуктивнији могу бити ови састанци.

4. Елиминишите спољне сметње.

Састанци су створени да би се посветило одређено време за расправу о важним стварима. Поштујте то време тако што са собом не доводите никакву дистракцију, попут телефона или лаптопа. У супротном, колеге могу помислити да је непристојно или непоштовање кад вас виде да куцате или непрестано проверавате телефон.

Међутим, јер ће неким људима можда требати електронски уређај за прављење бележака или праћење е-поште, будите сигурни да га држите у тишини како не би звучала гласна обавештења. Такође, ако понесете електронске уређаје, реците свима на почетку састанка да ћете их користити за бележење. Не доношењем уређаја или упозорењем људи пре времена због чега доносите уређај, спречиће колеге да се питају да ли обраћате пажњу.

5. Завршите састанке понављањем кључних за понети.

Као вођа састанка, будите сигурни да користите последњих пет минута сваког састанка да бисте брзо резимирали кључне поносе. Ово помаже да најважнији делови информација постану кристално јасни. Понављање онога што се очекује да ће сви урадити или представити до следећег састанка је одличан начин да завршите састанак и задржите све на задатку.

Извлачење вредности са састанака требало би да буде главни приоритет, немојте имати састанке због ствари о којима можете брзо разговарати телефоном или е-поштом. Обавезно припремите састанке за важне теме за дискусију и високу продуктивност. Нека вам ваш тим помогне да паметно искористите ово време за заједнички рад и несметано кретање кроз пројекте.