Постоји много разлога за предузећа да управљају електронским датотекама и дигитализују своје документе. Стварање структуре за организовање и размену информација је једна предност; као што је смањење папира, стварање ревизорских трагова, осигуравање усклађености са прописима и омогућавање интерне и екстерне сарадње. Системи за управљање документима (ДМС) помажу компанијама да дигитализују, чувају, управљају и прате електронски документе, објекте података и слике. Било да се називају системима, софтвером или решењима, ДМС понуде долазе са разним карактеристикама и ознакама цена. Осмислили смо неколико најбољих категорија које ће вам помоћи да сортирате оно што може бити збуњујући низ опција.
У нашем прегледу пронашли смо широку понуду. Неки системи се фокусирају на омогућавање складиштења, претраживања, безбедности и укључују неке функције ревизије и дељења докумената. Други се шире од ДМС-а пружајући мноштво звучних сигнала (и додатака) за спектар могућности као што су креирање тока посла, управљање задацима, сарадња, аутоматизована правила и још много тога.
С обзиром на обиље опција, одређивање правог система може бити застрашујуће. Разговарали смо са Јеннифер Панков, менаџерком, успехом за клијенте, СХИ Интернатионал Цорп., која је помогла да се то поједностави: „Из пословне одлуке запитајте се„ Шта ми ово омогућава да унапредим своје пословање или испуним критичне потребе? “ То је оно што помажемо купцима да погледају и мапирају решење. Уместо да мислите „Треба ми ДМС“, питајте: „Шта треба да радим?“ Затим сузите избор на које решење то ради и на које делове ради. '
колико је висок Џејми винстон
Друго питање које треба размотрити је: Где желим да се моје датотеке чувају? Постоје три врсте ДМС-а: Цлоуд, он-премисе и хибридни.
Цлоуд: Помоћу ове услуге ваши документи су у облаку добављача - спремни за мобилни приступ било када и било где када имате интернет. Складиштење може бити ограничено вашим уговором (иако већина услуга нуди различите нивое складиштења и повезане цене), али то је често приступачна опција која укључује управљање системом и ажурирања, а датотеке се праве у облак.
У просторији: Ова опција омогућава више прилагођавања док ДМС стоји на вашем серверу и нисте ограничени на складиште на нивоу уговора. Али почетни трошкови могу бити застрашујући, одржавање ИТ-а може бити додатно и мораћете да примените резервни протокол у случају да вам сервер падне.
Хибрид: Ова комбинација локалног и облака може вам омогућити флексибилност употребе облака за неке врсте докумената, док избегавате миграцију старог садржаја којем није потребан мобилни приступ.
Када се гледају ДМС опције, кључни фактори које треба узети у обзир су:
Сигурност: Један аспект је ваша способност контроле приступа и постављања дозвола за документе и датотеке у систему. Важно је проценити како се ове датотеке безбедно деле интерно и екстерно. Други аспект је ниво сигурности који штити ваше податке тамо где се они чувају. Ако тражите решење у облаку, уверите се да је сигурност добављача за њихове центре података довољна да заштити ваше податке и да је у складу са свим прописима за вашу индустрију.
Скенирање: Ако се утапате у папиру, пронађите систем који омогућава скенирање масовних количина докумената са функцијама за аутоматско именовање и архивирање. Једна потенцијална карактеристика, оптичко препознавање знакова (ОЦР), претвара скениране документе у датотеке за уређивање и претраживање.
Претрага: Паметно је осигурати да без обзира на то како систем организује ваше датотеке, могућности претраживања омогућавају претрагу кључних речи у пуном тексту у датотекама (не само по наслову).
Приступ, уређивање, надгледање: Колико су опсежне потребе вашег предузећа за креирањем, приступом и променом докумената? Када прегледавате ДМС, погледајте:
- Подешавање приступа / дозволе за документе и датотеке, нпр. Да ли су додељене улоге, да ли је приступ постављен документом, фасциклом или обоје, можете ли поставити дозволе од стране појединаца и група?
- Дељење / уређивање датотека, тј. Да ли постоји пријава / одјава, може ли више корисника да уређује одједном?
- Надгледање и праћење, на пример, можете ли видети ко је прегледао документ, да ли добијате евиденцију активности / ревизије, можете ли поставити упозорења?
- Контрола верзија, тј. Да ли можете да видите историју верзија, како систем обезбеђује да се ради на најновијој верзији, можете ли да приступите претходним верзијама?
- Стварање, састављање и архивирање, тј. Које су карактеристике на месту за животни век документа од настанка до архивирања?
Сарадња: Колико интерне и екстерне сарадње треба да оснажите? Иако су контрола верзија, уређивање и електронски потпис можда прилично стандардне ДМС функције, неки системи укључују токове рада, коауторство, управљање задацима, упозорења, размену порука и још много тога.
Лакоћа: Желите што ближе усвајање система од 100%. Будите сигурни да су алати и интерфејс једноставни за употребу и интуитивни, тако да их ваш тим може лако користити.
Мобилност: Ако је мобилни приступ приоритет, пронађите систем који је компатибилан са свим уређајима. Размислите о апликацији која има апликацију која пресликава радну површину.
Интеграција: Постоји широка палета могућности интеграције у ДМС понудама које смо прегледали. Знајте са којим системима ће вам требати ваш ДМС за интеграцију. На пример, ваша жеља да избегнете премештање датотека из постојећег складишта у облаку, нпр. Дробок, Мицрософт Цлоуд, Гоогле Дриве итд., Или потреба за повезивањем са својим ЦРМ-ом, системом за управљање садржајем или рачуноводственим софтвером може утицати на одлуку произвођача .
Подршка: Као и код било које друге услуге добављача, будите сигурни да разумете како се пружа подршка. Већина добављача које смо прегледали имали су неколико опција подршке, укључујући е-пошту, ћаскање на мрежи и телефон - иако је радно време понекад било ограничено. Неки нуде подршку само путем система карата. Изаберите ону која одговара нивоу и врсти подршке која ће вам требати.
Цена: ДМС цена варира од добављача и услуге. Као што је раније поменуто, локални ДМС има значајне почетне трошкове. Међутим, са услугом у облаку вероватно ћете плаћати месечну или годишњу накнаду одређену по кориснику / месецу или у складу са капацитетом складишног простора, а додатне функције могу повећати трошкове. Дакле, узмите у обзир своје текуће трошкове и свако повећање које ће се десити ако се ваше потребе повећају.
Напомена уредника: Тражите софтвер за управљање документима за своју компанију? Ако желите информације које ће вам помоћи да одаберете ону која вам одговара, користите упитник у наставку да би вам наш партнер, БуиерЗоне, пружио информације бесплатно:
У потрази за „Бест оф“ ДМС-ом пронашли смо квалификоване кандидате у неколико категорија:
Генерални победник, најбољи софтвер / системи за управљање документима за мала предузећа: еФилеЦабинет
еФилеЦабинет добија наш глас као најбољи свеукупни победник за софтвер / системе за управљање документима за мала предузећа 2018. ДМС је искључиво оно што еФилеЦабинет ради. То је робусна понуда која промовише једноставност употребе, мобилни приступ, напредну претрагу „никад ништа не изгуби“ и висок ниво сигурности.
Прос: Постоји широка понуда ДМС функција са додатим новим функцијама, као што је ток посла (тренутно доступан у бета верзији). Сигурност и усклађеност су главна подручја.
Против: Корисничка подршка, иако брзо реагује путем телефона, е-поште или ћаскања, доступна је само током радног времена. Такође, ово није најмање скупа ДМС опција; али ни најскупље.
Погледајте нашу целу рецензију еФилеЦабинет-а.
Најбољи бесплатни софтвер / системи за управљање документима за мало предузеће: Зохо Доцс
Иако многи добављачи ДМС-а нуде бесплатне пробне верзије, бесплатне верзије су ретке. Они које смо пронашли често су дозвољени само за један кориснички рачун. Нудимо 5 ГБ простора за складиштење / корисника за до 25 чланова тима, а бесплатно смо зарадили Зохо Доцс наше признање као најбољи бесплатни софтвер за управљање документима за мала предузећа 2018.
Прос: Зохо Доцс користи јаку сигурност и усклађеност, има пријатељски кориснички интерфејс, мрежне форуме за подршку и многе функције платних услуга које смо прегледали.
Против: Зохо документи, попут Гоогле докумената, имају свој формат датотека. Неки корисници су коментарисали да је рад са Ворд документима у овом систему изазовнији него што би желели.
Прочитајте наш цео текст Преглед Зохо докумената .
Најбољи софтвер / системи за управљање документима за корисничку подршку: еФилеЦабинет
еФилеЦабинет добија наш глас као најбољи софтвер / системи за управљање документима за корисничку службу у 2018. Иако овај ДМС може коштати нешто више од неких конкурената, неколико корисничких рецензија наводи да се исплати због људи и корисничке службе. Тим за успех купаца обавезује се да ће сваки нови купац примити позив одмах након куповине како би осигурао да у потпуности разуме производ и да његова компанија може од тога имати користи.
Прос: Када смо контактирали корисничку службу путем њихове три методе, тј. Путем ћаскања, телефона и е-поште, врло брзо смо се чули, а представници су били љубазни, професионални и корисни.
Против: Корисничка подршка доступна је само у радно време (од 8:00 до 17:00 МТ) од понедељка до петка.
Погледајте нашу целу рецензију еФилеЦабинет-а.
која је жена Тео Џејмса
Најбољи софтвер за управљање документима / системи за сарадњу: СхареПоинт
СхареПоинт, ДМС од Мицрософта, укључује многе функције које ће заинтересовати компаније или тимове који требају ефикасну сарадњу. Дизајниран са намером да „оснажи тимски рад“ и „неометану сарадњу у целој организацији“, СхареПоинт је наш избор за најбољи софтвер / системе за управљање документима за сарадњу 2018.
Прос: Као Мицрософтов производ, СхареПоинт пружа висок ниво заштите и корисничку подршку са низом цена. Изгледа да су могућности готово бескрајне када се узме у обзир читав пакет Мицрософт понуда са којима се СхареПоинт интегрише.
Против: Многи прегледи указују да су за потпуно коришћење СхареПоинтове стручности и прилагођавања потребна. Ово би потенцијално могло учинити решење предугим и скупим за мала предузећа.
Погледајте нашу пуну СхареПоинт рецензију.
Најбољи софтвер / системи за управљање документима за адвокатске канцеларије: М-Филес
Будући да се адвокатске фирме баве тоном папира, од којих већи део садржи поверљиве и осетљиве информације, постоје додатна разматрања за избор ДМС-а. Према чланку у АБА Јоурнал, ' Ево законског смањења софтвера за управљање документима , 'компоненте за управљање документима у софтверу за управљање праксом које адвокатска фирма тренутно користи могу бити довољне за самосталне праксе или мале фирме у областима које нису тешке за документа. Али за мале фирме које управљају огромним количинама докумената, проналазак самосталног система који се може добро интегрисати са вашом постојећом софтвером за управљање и рачуноводство може бити изузетно користан. Због своје иновативне технологије, сигурности, подршке за усклађеност података и способности интеграције, наш избор за Најбољи софтвер за управљање документима / системе за адвокатске канцеларије је М-Филес.
Прос: Поред солидних ДМС функција као што су могућности скенирања, ОЦР за организовање и претраживање и контрола приступа, ова технологија нуди правним фирмама радне процесе одобравања уговора и подржава еДисцовери.
Против: М-Филес не нуди унапред конфигурисане пакете као што то чине неки конкуренти, па је тешко измерити колика ће цена бити мала адвокатска фирма да би добила функције које су им потребне. Решења су прилагођена сваком клијенту и цене крећу испод 2.000 УСД годишње.
Прочитајте попуњени преглед М-датотека.
Остале услуге управљања документима
Поред оних које смо изабрали у нашим Бест Оф категоријама, ево и других компанија које смо прегледали:
Докмее описује своју понуду као сигуран и лак за употребу систем за управљање документима дизајниран за разне сврхе, укључујући хватање и чување докумената, претрагу и преузимање и дељење датотека.
Сајт пакет за управљање документима користе архитектонске, инжењерске и грађевинске компаније за токове рада, управљање информацијама и усклађеност са глобалним стандардима.
ДоцуВаре Цлоуд дигитализује папирне процесе, омогућава конфигурацију прилагођених токова посла и интегрише се са ЕРП, ЦРМ и другим системима.
Адобе Доцумент Цлоуд укључује Ацробат ДЦ за ПДФ продуктивност и Адобе Сигн за интегрисано е-потписивање.
Хигхтаил Бусинесс , раније ИоуСендИт, састоји се од њихових понуда за размену датотека и креативну сарадњу.
Асценцио ОНЛИОФФИЦЕ пружа мрежне уреднике докумената и пословне алате за продуктивност путем Цлоуд-а или приватне мреже.
Алфресцо Оне из компаније Алфресцо Софтваре, Инц. је платформа за управљање садржајем предузећа (ЕЦМ) која укључује управљање документима, сарадњу и аутоматизацију процеса.
Методологија
Користили смо опсежни преглед појмова за претрагу, друштвене трендове и веб истраживање како бисмо сузили нашу листу ДМС понуда. Интервјуисали смо професионалце за услуге клијентима који имају искуства са коришћењем ДМС-а и помажу купцима у доношењу одлука о управљању садржајем или куповини софтвера. Са суженим избором, прегледали смо веб локацију сваке компаније и гледали демонстрације или се пријавили за пробе и упоређивали понуде посебно око врсте услуге, цена, корисничке услуге, скалабилности, функционалности, једноставности употребе, рецензија купаца, пословног и технолошког веб сајта критике и награде. За све недостајуће информације контактирали смо компанију. У овом процесу нисмо само попунили празнине у информацијама, већ смо и проценили њихову брзину и темељитост одговора.
Објављивање у уредништву: Инц. пише о производима и услугама у овом и другим чланцима. Ови чланци су уреднички неовисни - то значи да уредници и извештачи истражују и пишу о њима без утицаја било каквог одељења за маркетинг или продају. Другим речима, нико не говори нашим извештачима или уредницима шта да напишу или да у чланак укључе било какве позитивне или негативне информације о овим производима или услугама. Садржај чланка у потпуности је на дискреционом праву репортера и уредника. Приметићете, међутим, да понекад у чланке уврштавамо везе до производа и услуга. Када читаоци кликну на ове везе и купе ове производе или услуге, Инц може добити накнаду. Овај модел оглашавања заснован на е-трговини - као и сваки други оглас на нашим страницама чланака - нема утицаја на нашу уредничку покривеност. Извештачи и уредници не додају те везе нити ће њима управљати. Ови огласи, као и други које видите на Инц, подржавају независно новинарство које пронађете на овој веб локацији.
Напомена уредника: Тражите софтвер за управљање документима за своју компанију? Ако желите информације које ће вам помоћи да одаберете ону која вам одговара, користите упитник у наставку да би вам наш партнер, БуиерЗоне, пружио информације бесплатно:
Напомена уредника: Тражите софтвер за управљање документима за своју компанију? Ако желите информације које ће вам помоћи да одаберете ону која вам одговара, користите упитник у наставку да би вам наш партнер, БуиерЗоне, пружио информације бесплатно:
Објављивање у уредништву: Инц. пише о производима и услугама у овом и другим чланцима. Ови чланци су уреднички независни - то значи да уредници и извештачи истражују и пишу о овим производима без икаквог утицаја било ког одељења за маркетинг или продају. Другим речима, нико не говори нашим извештачима или уредницима шта да напишу или да у чланак укључе било какве позитивне или негативне информације о овим производима или услугама. Садржај чланка у потпуности је на дискреционом праву репортера и уредника. Приметићете, међутим, да понекад у чланке уврштавамо везе до ових производа и услуга. Када читаоци кликну на ове везе и купе ове производе или услуге, Инц може добити накнаду. Овај модел оглашавања заснован на е-трговини - као и сваки други оглас на нашим страницама чланака - нема утицаја на нашу уредничку покривеност. Извештачи и уредници не додају те везе нити ће њима управљати. Овај модел оглашавања, као и други које видите на Инц, подржава независно новинарство које пронађете на овој веб локацији.
