„Превише састанака“ и „Превише времена је изгубљено на непродуктивним састанцима“. Када се компанија бори са ниским ангажманом запослених, једну од ових жалби ћете увек наћи при врху листе.
Изгледају као жалбе на састанке, али заиста, ово су изјаве о осећају непоштовања.
колико година има Хана Дејвис
Кад неко каже да има превише састанака, каже да људи који сазивају те састанке не обраћају пажњу на све остале важне послове на њиховом тањиру. Запослени одлази на више састанака него што им дозвољава радни однос, приморавајући их да краду време из пауза, одмора и породица како би могли обавити посао који морају обавити да би добили плату.
Када се неко пожали да губи време на * непродуктивним * састанцима, каже да вођа састанка није довољно поштовао тим да би планирао продуктиван састанак. Нагнути вођа може тврдити да једноставно нису имали времена да саставе план састанка, што га чини још горим, јер је сада сасвим јасно да је време вође драгоцено, али прихватљиво је да се троши свима другима.
Организације са високим учинком воде праве састанке са правим људима у право време. Поштују време које запослени улажу на састанке и воде рачуна да се оно продуктивно искористи.
Почетак и завршетак на вријеме су битни, као и правично дијељење времена на састанку. Можда још важније, пажљиви лидери раде на заказивању састанака који минимализују прекиде у другом послу и избегавају ометање непотребних учесника.
Ево пет начина да се изгради поштовање према начину на који заказујете састанке.
1. Закажите састанке у природним временима прелаза како бисте свели време на замену задатака.
Ефективно заказивање побољшава фокус током састанака, смањује трошкове замене задатака и повећава време продуктивног фокусирања за други посао. Пребацивање задатка је време потребно за преусмеравање пажње са једног задатка на други и поновно фокусирање. Казна за пребацивање задатака може потрајати од додатних 10 до 50 минута од дана.
Састанци су се одржали прво ујутро, непосредно пре подневне паузе, а на крају дана ускладили су се са временима када је посао већ природно поремећен. Ово ствара само један, а не два прекида пребацивања задатака за сваки састанак.
2. Закажите састанке са одговарајућим временом за припрему.
Да би време на састанку било продуктивно и фокусирано, сви ће морати да се припреме. Требаће им времена да прегледају дневни ред, прочитају све извештаје и размотре питања која ће поставити.
Састанци заказани најмање два дана унапред дају људима времена да дођу припремљени.
са којом је удата Лили Олдриџ
3. Оставите време између састанака за прелазе.
Продуктивни састанци почињу на време, што постаје немогуће када људима недостаје времена потребног да напусте један састанак и пређу на други.
У дане са више састанака, заказивање састанака који ће се завршити најмање 10 минута пре почетка следећег састанка осигурава људима да имају времена за грациозан прелаз. Ово је довољно времена за брзи одлазак до тоалета и повратак неколико хитних порука, што увелико мења способност свих да се фокусирају.
4. Блокирајте пуне или пола дана као време „Нема састанака“.
Појединци са високим перформансама редовно блокирају време за посао који желе да ураде. Познат као блокирање времена, ову корист можете умножити у целој групи са одређеним временом фокусирања без састанака.
То свима ставља до знања да могу да рачунају на неколико узастопних сати за обављање индивидуалних послова сваке недеље, што олакшава планирање, смањује анксиозност и повећава продуктивност. Ово је посебно кључно за оне који раде са знањем којима су потребни велики блокови непрекидног времена како би обавили свој најбољи посао и „ушли у ток“.
На пример, наш тим одлази и у уторак и петак без састанака.
5. Нека састанци буду необавезни.
Коначно, најједноставнији начин да се поштује свачије време је поштовање његовог расуђивања о томе како то време најбоље искористити. Ако ваш тим сматра да има превише састанака, обавестите их да се могу одјавити са било ког састанка за који сматрају да је непотребан за њихов рад.
И, ако сматрају да састанак није продуктиван, прихватите „закон о две ноге“. Због тога је у реду да тихо напустите састанак када схватите да то не користи добро ваше време.
Ако се ваша организација бори да непродуктивне састанке држи ван календара, спровођење само неколико ових савета као смерница ће послати снажну поруку поштовања. Када радите на заказивању састанака који поштују свачије време, имаћете користи ако имате ангажованије и лојалније запосленике који ће то време радити за вас.
