Да ли унајмљујете личне асистенте који сачувати ви времена или ко вас је коштао времена?
Недавно сам позвао тридесет и пет својих најбољих клијената из пословног тренирања на приватно уточиште у Јацксон Холе, Виоминг, где живим. Разговарали смо о различитим аспектима лидерства - начинима на које власници предузећа могу створити стратешке предности и револуционарне резултате за себе и своје компаније - када ме је неко питао за управљање временом .
То питање подстакло је живахан разговор о најбољим начинима на које је свако од нас могао да искористи своје време. И постало је јасно да изванредно успешни предузетници које смо имали у тој соби губе драгоцено време јер њихови помоћници нису били довољно способни или оспособљени да обаве посао који се од њих захтева. Тако сам почео да говорим о важности запошљавања асистената који најбоље одговарају вашим потребама - и о томе шта можете учинити да им помогнете.
У двадесет и пет година у различитим компанијама и у различитим градовима имао сам помоћнике који су радили из моје канцеларије, помоћнике који су радили на даљину, али локално и помоћнике који су радили буквално хиљаду миља од мене. У процесу сам открио да постоје заиста четири нивоа помоћника. А запошљавање праве врсте асистента је пресудно за искоришћавање вашег времена.
Ниво 1: Гофер
Помоћници на овом првом нивоу захтевају директна упутства и пажљив надзор. Они могу да премештају предмете из тачке А у тачку Б. Они могу да шаљу е-пошту у ваше име - када им се тачно каже шта треба написати. Они могу узимати транскрипције и скенирати документе и те документе архивирати у фасцикле у складу са вашим упутствима. Са гоферима им дајете упутства на сваком кораку
Дакле, штедите неки време - на крају крајева, ваш гофер је тај који заправо јесте радиш задатак - али, заиста, за њих морате учинити све што они мисле. Што поставља тешко ограничење времена које заиста можете искористити радећи са гофером.
Ово очигледно није врста личног асистента коју бисте требали запослити.
Ниво 2: Административни асистент
Административни помоћник или „администратор“ је неко ко може добро да се носи са многим задацима, само под условом да је за њих постављен јасан поступак и да ти задаци буду у границама онога што очекују или са чиме су навикли .
Добра вест је да су администратори знатно аутономнији од гофера. Администратори вам заиста могу помоћи да вам искористе време све док прате познате процесе и процедуре да би добили познате резултате. Истичу се конкретним, дефинисаним задацима.
Али они упадају у невоље када ствари постану двосмислене - када се од њих затражи да решавају задатке у којима успех није загарантован. Они се уплаше да забрљају. Они се уплаше да не направе грешку. Јер знају да ће одговарати за своје грешке. Могли би упасти у невољу. То су они који се нерадо служе сопственом дискрецијом.
Тако да администратори могу да вам помогну да искористе знатно више вашег времена него што то могу гофери, али они ће се клонити задатака где би помоћ могла бити највреднија.
Ниво 3: извршни асистент
колико тежи Ри Драмонд
Извршне помоћнике не спутава неизвесност. Они могу да прихвате нејасан задатак и заправо схвате, у одређеним границама, како да то учине. Они се могу носити са задацима који су скицирао уместо да буде пројектовано.
Конструисани задаци - врсте задатака с којима се административни помоћници осећају најудобније - заиста су добро обрађени. Потребни кораци су јасно постављени унапред.
Супротно томе, када извршном асистенту дате нацртани задатак, обично ћете рећи нешто попут, ' Ево шта покушавам да постигнем. Ево неколико променљиве у игри. Ево неколико ствари које бисте могли узети у обзир . ти схвати остало . '
Извршни помоћници су изузетно аутономни; само им је потребна помоћ у разумевању контекста ваших захтева. Потребна им је одређена основна количина информација која ће им помоћи да доносе добре одлуке у ваше име. Они требају да им саопштите своја очекивања и преференције.
На пример, када је реч о путовањима, желећете да их обавестите под којим условима желите да се надоградите на вишу класу авионске службе, какве хотеле волите и у каквим четвртима више волите да одседнете.
Тај контекст такође може ићи много дубље. Са своје стране, волим да имам извршног помоћника у поштанским сандучићима. Делимично је то корисно јер смањује број е-адреса са којима морам да рукујем: ако дневно добијем стотину е-маилова, рекао бих да их мој извршни помоћник обрађује, редистрибуира или брише педесетак до седамдесет.
Али имати је тамо такође је корисно јер види контекст мог пословања. Будући да зна на чему радим и с ким, може доносити боље одлуке о томе ко треба да има састанке са мном. На пример, ако види да са Јое-ом размењујем пуно мејлова о одређеном пројекту, а затим Јое затражи састанак и каже да се то мора догодити пре одређеног рока, она може утврдити да је пројекат заиста важан ја и да је састанак вероватно такође. Дакле, она ће преузети иницијативу да ми приреди тај састанак и само ће ми послати белешку која каже да, ' Јое је рекао да заиста мора да се састане са вама пре овог рока, па сам га уклопио на пола сата, од 2:45 до 3:15 . '
Извршни помоћници вам заиста могу помоћи да искористите своје време, само ако им пружите добар контекст.
Ниво 4: Начелник штаба или Извршни службеник
Напокон имамо шефа штаба - или, у војсци, извршног официра. Овај помоћник је попут личног техничког директора за ваше пословне активности. Они разумеју ваше циљеве. Они знају ко су сви кључни играчи. И они су способни да сами постигну резултате док вам свлаче већи део - или чак већи део - административног терета.
Шеф особља преузима иницијативу и у ствари прати и пријављује ваше директне извештаје у ваше име. Иако би административни или извршни помоћник могао да бележи на састанку, ваш шеф особља ће уочити ставке на којима треба извршити праћење и сам то урадити. Ваш шеф особља преузет ће на себе да се након састанка заокружи са Цинди да се увери да јој је заиста предата та четири предмета, а затим провери два дана касније да види како јој иде.
На несрећу, већина људи унајмљује гофере и административне помоћнике - људе који могу да помогну само са јасно постављеним задацима. Али као власници предузећа, већина нас није превише оријентисана на процесе; живимо у свету који је нејаснији. Тако да нам заиста треба, у најмању руку, извршни помоћник који може да се носи са више нејасних ситуација.
И док су шефови особља одлични, обично ћете их наћи само у средњим и већим компанијама. Ако имате мању компанију, вероватно ћете у свом тиму имати шефа особља, али они неће бити додељени искључиво вама. Уместо тога, они могу водити ваше операције или, ако је ваше предузеће мало веће, можда ће бити ваш оперативни директор.
И то је такође важно напоменути да су ови наслови произвољни. Много људи који су названи „извршни помоћници“ заиста су само забаве. И мноштво људи који су ангажовани као гофери заиста наступају на нивоу извршног помоћника. (Ово последње је посебно често у свету забаве.)
Дакле, док размишљате о запошљавању свог следећег асистента, размислите која врста асистента вам је потребна. И, шта год да одлучите, обавезно потражите те особине током интервјуа.
На крају, бонус професионални савет: запослите некога ко има мало више способности него што мислите да ће вам требати. На крају, желите да вам компанија расте, зар не?
Ако сте уживали у идејама које сам делио, подстичем вас да преузмете бесплатан примерак моје најновије књиге, Изградите посао, а не посао . Кликните овде за све детаље и за бесплатну копију.
