У доба Интернета , могли бисте се затећи да кликнете на „одговори“, откуцате брзи одговор и притиснете „пошаљи“, а да притом не размишљате о ономе што сте управо написали. Али стручњаци се слажу да ваше понашање путем е-поште може саботирати вашу репутацију и лично и професионално. Инц.цом је ступио у контакт са неким од најискуснијих стручњака за е-пошту у индустрији и натерао их да размотре како да усаврше етикету е-поште.
1. Разговарајте само о јавним стварима. Сви смо чули приче о „приватној“ е-пошти која је на крају прослеђена целој компанији, а у неким случајевима и преко Интернета. Једна од најважнијих ствари коју треба размотрити када је у питању етикета е-поште је да ли је ствар о којој разговарате јавна или нешто о чему треба разговарати иза затворених врата. Запитајте се да ли је тема о којој се расправља нешто што бисте написали на заглављу компаније или објавили на огласној табли да би сви могли да виде пре него што кликну на „пошаљи“. - Јудитх Каллос ,
аутор Једноставна е-пошта е-поште, е-пошта: приручник и е-пошта: Водич за добро писање
2. Укратко се представите. Немојте претпостављати да особа која прима вашу е-пошту зна ко сте или се сећа да вас је упознала. Ако нисте сигурни да ли прималац препознаје вашу е-адресу или име, укључите једноставан подсетник ко сте у односу на особу с којом контактирате; није потребна формална и опсежна биографија вас самих. - Пегги Дунцан , експерт за личну продуктивност и аутор Освојите преоптерећеност е-поште бољим навикама, етикетом и Оутлоок 2007
Напомена уредника: Тражите услуге маркетинга путем е-поште за своју компанију? Ако желите информације које ће вам помоћи да одаберете ону која вам одговара, користите упитник у наставку да би вам наш партнер, БуиерЗоне, пружио информације бесплатно:
3. Не „љутите се е-поштом“. Слање е-поште с лошим вестима, отпуштање клијента или добављача, изражавање беса, укоравање некоме, омаловажавање других људи у е-порукама (нарочито ако о свом шефу кажете нешто мање од љубазног) све су главне не-не. Будући да е-пошта може изгледати тако неформално, многи људи упадају у ову замку. Увек имајте на уму да преписка путем е-поште траје заувек. - Линдсеи Поллак , стручњак за каријеру и радно место, саветник за е-пошту е-поште и аутор Од факултета до каријере
4. штедљиво користите ускличнике. Максималан број знакова узвика у пословној е-пошти? Једно. У супротном ризикујете да изгледате детињасто и непрофесионално. - Поллак
5. Будите опрезни са поверљивим информацијама. Уздржите се расправљања о поверљивим информацијама у е-порукама, попут нечијих пореских података или података о изузетно осетљивом пословном послу. Ако е-пошта дође у руке погрешне особе, могли бисте се суочити са озбиљним - чак и правним - последицама. - Петер Пост , директор Бурлингтон, института Емили Пост са седиштем у Вермонту, који нуди савете о бонтону и одговоре на питања о манирима попут венчања, родитељства и манира за столом.
6. Одговорите благовремено. Ако не радите у некој врсти хитне службе, није неопходно да будете доступни чим стигне е-пошта. У зависности од природе е-поште и пошиљаоца, одговор је прихватљив у року од 24 до 48 сати. - Дунцан
7. Уздржите се од слања једнослојних линија. „Хвала“ и „Ох, у реду“ не унапређујте разговор ни на који начин. Слободно ставите „Нема одговора потребно“ на врх е-поште када не очекујете одговор. - Дунцан
8. Избегавајте коришћење пречица до стварних речи, емотикона, жаргона или сленга. Речи одраслих, пословних људи који користе пречице као што су „4 у“ (уместо „за вас“), „Гр8“ (сјајно) у пословној е-пошти нису прихватљиве. Ако на своју пословну преписку не бисте ставили смајлиће или емотиконе, не бисте их смели стављати у е-поруку. Било шта од горе наведеног може изгледати мање професионално. - Дунцан
9. Нека буде чисто. Примаоце ништа не нервира више него кад људи одговоре и поруке оставе неуредне, на пример, ланац е-поште који укључује прекомерне знакове (>>>) или странице и странице адреса е-поште које нису заштићене помоћу скривене копије. Можете се ослободити карата одабиром текста, Цтрл + Ф да бисте помоћу наредбе Пронађи и замени пронашли карету и све их заменили ничим. Можете се ослободити свих адреса е-поште само брисањем. Очисти, па пошаљи. - Дунцан
10. Будите јасни у својој теми. Будући да поштанске сандучиће дневно зачепљују стотине е-маилова, пресудно је да ваша линија предмета пређе на ствар. Требало би да буде разумно једноставно и описно о ономе о чему сте писали. Очекујте да ће било која е-пошта са симпатичном, нејасном или нејасном темом бити смеће. Такође, пажљиво докажите ред предмета као и остатак е-поште. - пошта
11. Немојте се заменити са Непожељним. Избегавајте редове предмета који су писани великим словима, малим словима и онима који укључују УРЛ-ове и ускличнике - који примаоцу изгледају као нежељена пошта. - Јудитх Каллос ,
аутор Једноставна е-пошта е-поште, е-пошта: приручник и е-пошта: Водич за добро писање
12. Ред за тему мора одговарати поруци. Никада не отварајте стару е-пошту, притисните Одговор и пошаљите поруку која нема никакве везе са претходном. Не оклевајте да промените тему чим се промени нит или садржај ланца е-поште. - Пегги Дунцан , експерт за личну продуктивност и аутор Освојите преоптерећеност е-поште бољим навикама, етикетом и Оутлоок 2007
13. Дајте упозорење када шаљете велике прилоге. Слање ненајављених великих прилога може зачепити пријемно сандуче пријемника и одбити друге важне е-поруке. Ако шаљете нешто веће од 500 КБ, пошиљаоци би требало да питају: „Да ли бисте имали ништа против да вам пошаљем прилог? Када би било најбоље време за вас? ' - Каллос
14. Не више од два прилога и пружају логично име. Уздржите се од слања поруке са више од два прилога, осим ако то није изричито затражено. Такође, приложеним датотекама додајте логично име како би прималац на први поглед знао субјекта и пошиљаоца. - Дунцан
15. Пошаљите или копирајте друге само на основу потребе да знате. Пре него што кликнете Одговори свима или ставите имена у цц или бцц линије, запитајте се да ли сви примаоци требају информације у вашој поруци. Ако немају, зашто да га пошаљу? Одвојите време да своје поруке пошаљете правим људима. - Дунцан
16. Чувајте се „одговори свима“. Не притискајте „одговори свима“, осим ако сваки члан ланца е-поште не мора да зна. Желите да будете сигурни да не шаљете свима на списак своје одговоре, без обзира да ли су то требали знати или не. - Дунцан
17. Подигни слушалицу. Када тема има пуно параметара које треба објаснити или преговарати и која ће створити превише питања и забуне, немојте је обрађивати путем е-поште. Такође, е-пошта се не сме користити за отказивање састанака, ручкова, интервјуа у последњем тренутку и никада за поражавајуће вести. Ако имате запосленог или пријатеља коме требате доставити лоше вести, пожељан је телефонски позив. Ако је то вест коју морате доставити великој групи, е-пошта је практичнија. - Дунцан
18. Процените важност своје е-поште. Не прекомерно користите опцију високог приоритета. Ако прекомерно користите ову функцију, мало људи ће је схватити озбиљно. Боље решење је коришћење описних линија предмета које тачно објашњавају о чему се ради у поруци. - Дунцан
19. Одржавајте приватност. Ако шаљете поруку групи људи и треба да заштитите приватност листе, увек треба да користите „Скривена копија“. Поред тога, избегавајте давање е-адреса трећој страни (као што је Евите, билтен итд.). Обавезно останите са њима адресе које драговољно предате трећим лицима, посебно када је услуга коју нуде бесплатна. - Дунцан
20. Нека буде кратко и пређите на ствар. Дугачка е-пошта је прошлост. Пишите сажето, са пуно празног простора, како не бисте преоптеретили примаоца. Пазите да када погледате оно што шаљете не изгледа као терет за читање - слободно користите тачке. Особа која чита вашу е-пошту не би требало да копа по неколико пасуса како би схватила шта тражите. У прве две реченице требали бисте навести сврху е-поште. Будите јасни и будите напред. - Линдсеи Поллак , стручњак за каријеру и радно место, саветник за е-пошту е-поште и аутор Од факултета до каријере
21. Упознајте своју публику. Поздрав и одјава путем е-поште требали би бити у складу са нивоом поштовања и формалности особе са којом комуницирате. Такође пишите за особу која ће је читати - ако су врло љубазни и формални, пишите на том језику. Исто важи и за пријемника који је обично неформалнији и опуштенији. - Линдсеи Поллак , стручњак за каријеру и радно место, саветник за е-пошту е-поште и аутор Од факултета до каријере
22. Увек додајте потпис. Никада не желите да неко мора да тражи како да ступи у контакт са вама. Ако сте паметни на друштвеним мрежама, у потпис додајте и све информације о друштвеним мрежама. Потпис на вашој е-пошти је одличан начин да обавестите људе више о вама, посебно када ваша адреса е-поште не укључује ваше пуно име или фирму. - Поллак
23. Користите аутоматски одговор само када је то потребно. Аутоматски одговор који каже: „Хвала вам на вашој е-маил поруци. Одговорићу вам чим будем бескористан. Међутим, једна ствар коју ове поруке одлично чине је упозорити нежељену пошту да је ваша е-пошта стварна и да вас могу додати на своју листу нежељене поште. - Пегги Дунцан , експерт за личну продуктивност и аутор Освојите преоптерећеност е-поште бољим навикама, етикетом и Оутлоок 2007
24. Обучите своје особље. Власници предузећа треба да се побрину да је њихово особље обучено за комуникацију путем е-поште - не претпостављајте да знају шта раде и шта се сматра професионалним. Поставите стандарде е-поште којих се сви у компанији морају придржавати. - Поллак
25. Ваша е-пошта је одраз вас. Сваки е-маил који пошаљете додаје вашој репутацији или је умањује. Ако је ваша е-пошта расута, неорганизована и испуњена грешкама, прималац ће бити склон да вас сматра раштрканим, неопрезним и неорганизованим пословним човеком. Мишљења других су битна и у професионалном свету ће њихова перцепција вас бити пресудна за ваш успех. - Петер Пост , директор Бурлингтон, института Емили Пост са седиштем у Вермонту, који нуди савете о бонтону и одговоре на питања о манирима попут венчања, родитељства и манира за столом.
Напомена уредника: Тражите услуге маркетинга путем е-поште за своју компанију? Ако желите информације које ће вам помоћи да одаберете ону која вам одговара, користите упитник у наставку да би вам наш партнер, БуиерЗоне, пружио информације бесплатно:
Објављивање у уредништву: Инц. пише о производима и услугама у овом и другим чланцима. Ови чланци су уреднички неовисни - то значи да уредници и извештачи истражују и пишу о овим производима без икаквог утицаја било ког одељења за маркетинг или продају. Другим речима, нико не говори нашим извештачима или уредницима шта да напишу или да у чланак укључе било какве позитивне или негативне информације о овим производима или услугама. Садржај чланка у потпуности је на дискреционом праву репортера и уредника. Приметићете, међутим, да понекад у чланке уврштавамо везе до ових производа и услуга. Када читаоци кликну на ове везе и купе ове производе или услуге, Инц може добити накнаду. Овај модел оглашавања заснован на е-трговини - као и сваки други оглас на нашим страницама чланака - нема утицаја на нашу уредничку покривеност. Извештачи и уредници не додају те везе нити ће њима управљати. Овај модел оглашавања, као и други које видите на Инц, подржава независно новинарство које пронађете на овој веб локацији.
